Co to jest Lockbox?
Jedną z usług bankowych, które mogą być przydatne dla firm każdej wielkości, jest usługa skrytki. Zasadniczo skrytka jest po prostu skrytką pocztową, którą bank ustanawia dla Twojej firmy i którą bank będzie kontrolował. Otrzymujesz polecenie adresu, które pozwoli Twoim klientom na wysyłanie płatności za wszystkie faktury wystawione przez Twoją organizację bezpośrednio do skrytki. Z kolei Twój bank otworzy całą korespondencję, zdeponuje czeki na twoich kontach i zapewni ci dostęp elektroniczny, który pozwoli ci zobaczyć codzienną aktywność. Krótko mówiąc, twój bank staje się środkiem, za pomocą którego zbierasz wierzytelności i wpłacasz je na konto operacyjne, płacowe lub inne wyznaczone konto biznesowe.
Zabezpieczenie skrytki dla Twojej firmy ma kilka zalet. Jednym z najważniejszych jest bezpieczeństwo. Zasadniczo skrytki są chronione ponad zwykłymi środkami bezpieczeństwa związanymi z posiadaniem skrytki pocztowej. Kiedy płatność dotrze do Twojej skrzynki, szanse, że wpadnie ona w niepowołane ręce, są prawie zerowe. Może to zapewnić zarówno Tobie, jak i Twojej bazie klientów poczucie komfortu.
Po drugie, procedura blokady może znacznie ułatwić księgowanie płatności w systemie księgowym. Wiele banków jest w stanie podać szczegółowe informacje o zdeponowanych płatnościach, które obejmują obrazy czeków i wszelkie inne dokumenty, które są dołączone do czeku. Często codzienną partię paragonów można pobrać w formacie PDF i wykorzystać do ręcznego wprowadzania do systemu. Ta metoda oszczędza zespołowi księgowemu konieczności otwierania poczty i sortowania czeków przed wprowadzeniem danych. Ponadto eliminuje konieczność przygotowywania depozytu bankowego.
Jednak możesz zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, w zależności od rodzaju oprogramowania księgowego, którego używasz. Wiele banków może przedstawić ograniczony raport, który można zaimportować bezpośrednio do niektórych systemów oprogramowania księgowego. Jeśli masz wystarczająco dużo szczęścia, aby mieć kompatybilne oprogramowanie, zadanie księgowania płatności może potrwać kilka chwil, nawet jeśli lista płatności sięga setek.
Trzecią zaletą systemu skrytek jest to, że masz historię tworzenia kopii zapasowych swoich należności. Jeśli coś poważnego wydarzy się w twoim systemie księgowym oprogramowania i stracisz część lub całość danych, raporty historyczne dotyczące aktywności skrytki mogą pomóc w rozpoczęciu procesu odbudowy. Oznacza to, że możesz szybko zaktualizować swoje konta klientów, a także zacząć rekonstruować raporty dotyczące dochodów i wydatków z miesiąca na miesiąc.
Chociaż skrytka nie pełni żadnej funkcji, której zespół księgowy nie mógł dla Ciebie wykonać, zalety zaoszczędzonego czasu, źródła informacji o kopii zapasowej i zwiększonych zabezpieczeń sprawiają, że system skrytki jest bardzo atrakcyjną opcją. Skontaktuj się dziś ze swoim bankiem i sprawdź, co mają do zaoferowania w postaci programu lockbox.