Was ist eine Lockbox?
Eine der Bankdienstleistungen, die Unternehmen aller Größenordnungen nützlich finden können, ist ein Schließfachservice. Im Grunde ist ein Schließfach einfach ein Postfach, das Ihre Bank für Ihr Unternehmen eingerichtet hat und das die Bank kontrolliert. Sie erhalten eine Überweisung an die Adresse, über die Ihre Kunden Zahlungen für alle von Ihrem Unternehmen ausgestellten Rechnungen direkt an die Schließfachbox senden können. Im Gegenzug öffnet Ihre Bank die gesamte Korrespondenz, zahlt die Schecks auf Ihre Konten ein und bietet Ihnen einen elektronischen Zugang, über den Sie die täglichen Aktivitäten einsehen können. Kurz gesagt, Ihre Bank ist das Mittel, mit dem Sie Forderungen einziehen und auf Ihr Betriebs-, Gehalts- oder sonstiges bestimmtes Geschäftskonto einzahlen.
Die Sicherung eines Schließfachs für Ihr Unternehmen bietet mehrere Vorteile. Eines der wichtigsten ist die Sicherheit. Schließfächer sind im Allgemeinen über die üblichen Sicherheitsmaßnahmen hinaus geschützt, die mit einem Postfach verbunden sind. Wenn eine Zahlung Ihr Schließfach erreicht, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie in die falschen Hände gerät, gleich Null. Dies kann sowohl Ihnen als auch Ihrem Kundenstamm ein Gefühl von Komfort geben.
Zweitens kann das Lockbox-Verfahren das Buchen von Zahlungen in Ihrem Buchhaltungssystem erheblich vereinfachen. Viele Banken sind in der Lage, detaillierte Informationen zu den eingezahlten Zahlungen bereitzustellen, einschließlich Abbildungen der Schecks und aller anderen mit dem Scheck gelieferten Dokumente. Häufig kann ein täglicher Stapel von Belegen als PDF heruntergeladen und für die manuelle Eingabe in Ihr System verwendet werden. Diese Methode erspart Ihrem Buchhaltungsteam, E-Mails zu öffnen und die Schecks zu sortieren, bevor Sie die Daten eingeben. Außerdem entfällt das Vorbereiten einer Bankeinzahlung.
Je nach Art der verwendeten Buchhaltungssoftware können Sie jedoch möglicherweise noch mehr Zeit sparen. Viele Banken können einen abgegrenzten Bericht bereitstellen, der direkt in einige Buchhaltungssoftwaresysteme importiert werden kann. Wenn Sie das Glück haben, über kompatible Software zu verfügen, kann das Buchen von Zahlungen einige Augenblicke dauern, selbst wenn die Liste der Zahlungen Hunderte umfasst.
Ein dritter Vorteil des Lockbox-Systems besteht darin, dass Sie eine Sicherungshistorie Ihrer Forderungen haben. Sollte mit Ihrem Software-Abrechnungssystem etwas Wichtiges passieren und Sie verlieren einen Teil oder alle Daten, können Sie anhand von Verlaufsberichten zur Lockbox-Aktivität den Wiederherstellungsprozess starten. Auf diese Weise können Sie Ihre Kundenkonten schnell auf den neuesten Stand bringen und Monat für Monat mit der Rekonstruktion Ihrer Einnahmen- und Ausgabenberichte beginnen.
Während ein Schließfach keine Funktion ausführt, die Ihr Buchhaltungsteam nicht für Sie ausführen könnte, machen die Vorteile der Zeitersparnis, der Sicherung der Informationsquelle und der erhöhten Sicherheit ein Schließfachsystem zu einer sehr attraktiven Option. Erkundigen Sie sich noch heute bei Ihrer Bank und erfahren Sie, was diese im Rahmen eines Schließfachprogramms zu bieten hat.