Hva er en Lockbox?
En av banktjenestene som bedrifter i alle størrelser kan finne nyttige er en lockbox-tjeneste. I hovedsak er en lockbox bare en postkasse som banken din etablerer for din virksomhet og som banken vil kontrollere. Du får utstedt en oppgave for å adressere som lar kundene dine sende betaling for alle fakturaer utstedt av organisasjonen din direkte til lockbox. På sin side vil banken din åpne all korrespondanse, sette inn sjekkene på kontoene dine og gi deg elektronisk tilgang som lar deg se daglig aktivitet. Kort fortalt blir banken din et middel der du samler fordringer og setter dem inn på din drifts-, lønns- eller annen utpekt virksomhetskonto.
Det er flere fordeler med å sikre en lockbox for bedriften din. Noe av det viktigste er sikkerhet. Generelt er lockboxes beskyttet utover de vanlige sikkerhetstiltakene forbundet med å ha et postkontor. Når en betaling når lockboxen din, er sjansen for at den faller i gale hender omtrent null. Dette kan gi både deg og kundebasen en følelse av komfort.
For det andre kan lockbox-prosedyren gjøre det mye enklere for deg å legge inn betalinger i regnskapssystemet ditt. Mange banker kan gi detaljer om de innbetalte betalingene som inkluderer bilder av sjekkene og andre dokumenter som følger med sjekken. Ofte kan en daglig mengde kvitteringer lastes ned som en PDF og brukes til manuell oppføring i systemet ditt. Denne metoden sparer regnskapsteamet ditt fra å måtte åpne post og sortere sjekkene før du legger inn dataene. Dessuten eliminerer det å måtte forberede et bankinnskudd.
Imidlertid kan det hende du kan spare enda mer tid, avhengig av hvilken type regnskapsprogramvare du bruker. Mange banker kan gi en avgrenset rapport som kan importeres direkte til noen regnskapsprogramvaresystemer. Hvis du er heldig nok til å ha kompatibel programvare, kan oppgaven med å legge ut betalinger ta noen få øyeblikk, selv om listen over betalinger når ut til hundrevis.
En tredje fordel med lockbox-systemet er at du har en sikkerhetskopihistorikk for fordringene dine. Skulle det skje noe stort med programvarenkontosystemet ditt, og du mister en del av eller alle dataene, kan historikkrapporter om lockbox-aktivitet hjelpe deg med å starte prosessen med å gjenoppbygge. Dette betyr at du raskt kan oppdatere kundekontoer, samt begynne å rekonstruere inntekts- og utgiftsrapportering måned for måned.
Selv om en lockbox ikke utfører noen funksjon som regnskapsteamet ikke kunne gjøre for deg, gjør fordelene med spart tid, sikkerhetskopiering av informasjonskilde og forbedret sikkerhet et lockbox-system til et veldig attraktivt alternativ. Ta kontakt med banken din i dag og se hva de har å tilby i veien for et lockbox-program.