¿Qué es la confirmación de cuentas por cobrar?

La confirmación de cuentas por cobrar es una técnica utilizada en el proceso de auditoría para verificar los registros de una empresa. El auditor envía comunicaciones directamente a los clientes, pidiéndoles que confirmen los registros que mantiene la empresa. Esto permite a los auditores verificar si hay errores, que pueden ir desde falsificaciones deliberadas hasta un mal mantenimiento de registros. Dicha evidencia puede ser especialmente valiosa porque proviene de un tercero ajeno a la compañía que no tiene intereses creados en el resultado de la auditoría, y por lo tanto, en teoría, se puede confiar en que proporcione la información correcta.

Hay dos tipos de confirmación de cuentas por cobrar. En una solicitud positiva, el auditor le pide al cliente que responda, confirmando la exactitud de la información o corrigiéndola si está equivocada. Las solicitudes negativas indican que los clientes solo deben responder si hay un error; el auditor asume que la información es correcta si nunca llega una respuesta. Una falla con este enfoque es que los clientes pueden ser reacios a escribir auditores, en cuyo caso la ausencia de evidencia puede no significar que los registros de la compañía sean precisos.

Este proceso consiste en redactar una carta con información sobre la auditoría y los datos que la empresa mantiene en sus archivos. La compañía proporciona los nombres y direcciones de los clientes, y el auditor envía el papeleo de confirmación de cuentas por cobrar. Se les pide a los clientes que respondan directamente al auditor, no a la compañía, por lo que el papeleo nunca pasa por manos de personas que puedan tener un conflicto de intereses. Los auditores compilan la información, la comparan con los registros y la usan en un informe final de auditoría para expresar una opinión sobre el estado de los libros de la compañía.

El proceso de selección para el cual los clientes deben obtener una confirmación de cuentas por cobrar puede ser una mezcla de objetivos cuidadosamente elegidos y aleatorios. Las cuentas muy grandes pendientes y vencidas pueden ser examinadas más de cerca porque son de especial interés. Los auditores también pueden elegir al azar entre cuentas más pequeñas y al día para obtener una imagen más general de las finanzas de la compañía.

El uso de una confirmación de cuentas por cobrar puede proporcionar una gran cantidad de valiosa evidencia de auditoría. Sin embargo, no está exento de defectos, porque los clientes pueden negarse a responder a una solicitud o la empresa puede tener información de contacto incorrecta, lo que significa que las solicitudes nunca llegan a ellos. Los auditores pueden tener que pasar un tiempo considerable investigando y rastreando clientes específicos para recopilar datos, lo que puede aumentar el costo de la auditoría.