Was ist eine Debitorenbestätigung?
Die Bestätigung der Debitorenbuchhaltung ist eine Technik, mit der im Rahmen des Prüfungsprozesses die Aufzeichnungen eines Unternehmens überprüft werden. Der Prüfer sendet Mitteilungen direkt an die Kunden und bittet sie, die vom Unternehmen geführten Aufzeichnungen zu bestätigen. Auf diese Weise können Prüfer nach Fehlern suchen, die von vorsätzlichen Fälschungen bis hin zu mangelhaften Aufzeichnungen reichen können. Solche Nachweise können besonders wertvoll sein, da sie von Dritten außerhalb des Unternehmens stammen, die kein berechtigtes Interesse an den Ergebnissen der Prüfung haben, und daher theoretisch zur Bereitstellung korrekter Informationen herangezogen werden können.
Es gibt zwei Arten von Debitorenbestätigungen. Bei einer positiven Anfrage bittet der Prüfer den Kunden, zu antworten, die Richtigkeit der Informationen zu bestätigen oder sie zu korrigieren, wenn sie falsch sind. Negative Anforderungen geben an, dass Clients nur dann antworten sollen, wenn ein Fehler vorliegt. Der Prüfer geht davon aus, dass die Informationen korrekt sind, wenn jemals keine Antwort eingeht. Ein Fehler bei diesem Ansatz besteht darin, dass Kunden möglicherweise nicht bereit sind, Prüfer zu schreiben. In diesem Fall bedeutet das Fehlen von Nachweisen möglicherweise nicht, dass die Aufzeichnungen des Unternehmens korrekt sind.
Bei diesem Prozess wird ein Schreiben mit Informationen über die Prüfung und die vom Unternehmen gespeicherten Daten erstellt. Das Unternehmen liefert die Namen und Adressen der Kunden, und der Rechnungsprüfer verschickt die Unterlagen zur Bestätigung der Forderungen. Kunden werden gebeten, sich direkt an den Prüfer zu wenden, nicht an das Unternehmen, damit der Papierkram niemals von Personen bearbeitet wird, die möglicherweise einen Interessenkonflikt haben. Prüfer stellen die Informationen zusammen, prüfen sie anhand von Aufzeichnungen und verwenden sie in einem abschließenden Prüfungsbericht, um eine Beurteilung des Zustands der Bücher des Unternehmens abzugeben.
Der Auswahlprozess, für den Kunden eine Debitorenbestätigung erhalten sollen, kann eine Mischung aus sorgfältig ausgewählten und zufälligen Zielen sein. Sehr große ausstehende und überfällige Konten können genauer untersucht werden, da sie von besonderem Interesse sind. Die Wirtschaftsprüfer können auch nach dem Zufallsprinzip aus kleineren Konten mit gutem Ruf auswählen, um sich ein allgemeineres Bild über die Finanzen des Unternehmens zu machen.
Die Verwendung einer Debitorenbestätigung kann eine Fülle wertvoller Prüfungsnachweise liefern. Dies ist jedoch nicht ohne Fehler, da sich Kunden möglicherweise weigern, auf eine Anfrage zu antworten, oder das Unternehmen möglicherweise über falsche Kontaktinformationen verfügt, sodass die Anfragen sie nie erreichen. Die Prüfer müssen möglicherweise viel Zeit damit verbringen, bestimmte Kunden zu recherchieren und aufzuspüren, um Daten zu sammeln, was die Kosten der Prüfung erhöhen kann.