Wat is een ontvangstbevestiging van accounts?
Bevestiging van debiteuren is een techniek die wordt gebruikt in het auditproces om de administratie van een bedrijf te verifiëren. De auditor stuurt communicatie rechtstreeks naar klanten en vraagt hen om de door het bedrijf bijgehouden administratie te bevestigen. Hierdoor kunnen auditors controleren op fouten, die kunnen variëren van opzettelijke vervalsingen tot slechte administratie. Dergelijk bewijs kan met name waardevol zijn, omdat het afkomstig is van een derde buiten het bedrijf die geen gevestigd belang heeft bij de uitkomst van de audit en daarom in theorie kan worden vertrouwd op het verstrekken van juiste informatie.
Er zijn twee soorten bevestiging van debiteuren. In een positief verzoek vraagt de auditor de cliënt om te reageren, de juistheid van informatie te bevestigen of deze te corrigeren als deze onjuist is. Negatieve verzoeken geven aan dat klanten alleen moeten reageren als er een fout is; de auditor gaat ervan uit dat de informatie correct is als er nooit een antwoord binnenkomt. Een probleem met deze benadering is dat klanten terughoudend zijn om auditors te schrijven, in welk geval het ontbreken van bewijsmateriaal niet kan betekenen dat de administratie van het bedrijf nauwkeurig is.
Dit proces omvat het opstellen van een brief met informatie over de audit en de gegevens die door het bedrijf worden bewaard. Het bedrijf levert de namen en adressen van klanten, en de accountant stuurt de administratie van de debiteurenbevestiging. Klanten worden gevraagd om rechtstreeks op de auditor te reageren, niet op het bedrijf, zodat het papierwerk nooit door de handen van mensen komt die mogelijk een belangenconflict hebben. Accountants verzamelen de informatie, vergelijken deze met gegevens en gebruiken deze in een definitief auditrapport om een oordeel te geven over de staat van de boeken van het bedrijf.
Het selectieproces waarvoor klanten een bevestiging van een vordering moeten krijgen, kan een combinatie zijn van zorgvuldig gekozen doelen en willekeurige doelen. Zeer grote uitstaande en achterstallige rekeningen kunnen nader worden onderzocht omdat ze van bijzonder speciaal belang zijn. Accountants kunnen ook willekeurig kiezen uit kleinere accounts met een goede reputatie om een meer algemeen beeld te krijgen van de financiën van het bedrijf.
Het gebruik van een bevestiging van een vordering kan een schat aan waardevolle controle-informatie opleveren. Het is echter niet zonder gebreken, omdat klanten kunnen weigeren op een verzoek te reageren of omdat het bedrijf onjuiste contactgegevens heeft, wat betekent dat de verzoeken hen nooit bereiken. Accountants moeten mogelijk veel tijd besteden aan het onderzoeken en opsporen van specifieke klanten om gegevens te verzamelen, wat kan bijdragen aan de kosten van de audit.