¿Qué es un manual de contabilidad?
Las organizaciones comerciales generalmente crean un manual de contabilidad, que especifica todas las políticas, directrices, procedimientos y estándares de contabilidad para las cuentas de una empresa. En el manual de contabilidad se incluye la clasificación de las cuentas, un resumen de las reglas de contabilidad a seguir y las reglas específicas de la organización. Dependiendo del tipo de entidad comercial, los manuales de contabilidad varían de una compañía a otra, pero en general tienen el mismo propósito en cada compañía, incluso utilizando esquemas similares. Ese propósito es asegurar la precisión y consistencia en los métodos de contabilidad utilizados por cada individuo dentro de la empresa que maneja las tareas y procedimientos relacionados con la contabilidad. El manual generalmente incluye varias secciones diferentes para cubrir todos los aspectos de la función contable.
Por lo general, el manual de contabilidad comenzará describiendo el propósito del documento, explicando el alcance de la documentación y articulando las responsabilidades requeridas de quienes leen el manual. Esto generalmente incluirá una lista de excepciones a las reglas que se encuentran en el manual, además de explicar el papel y la responsabilidad de la administración para garantizar el cumplimiento del manual. Estas secciones generalmente sirven como introducción al manual.
La organización de los departamentos de contabilidad y finanzas generalmente se cubre a partir de entonces, proporcionando a los empleados y contratistas una comprensión clara de los diversos roles incluidos en la estructura de la empresa. Las responsabilidades de cada departamento se describen y especifican también en esta sección. Las siguientes secciones generalmente explicarán los procedimientos, métodos y políticas de contabilidad de gestión relacionados con la presentación de informes.
Centrarse en los aspectos centrales de la contabilidad generalmente sigue las secciones sobre contabilidad de gestión y presentación de informes. Incluyendo el proceso de planificación, las responsabilidades asociadas, las comunicaciones requeridas y las autoridades autorizadas, las siguientes secciones abordan específicamente el marco de referencia sobre políticas y procedimientos contables dentro de la organización. Otros temas cubiertos a menudo incluirán sistemas utilizados en el proceso de contabilidad, controles internos, procedimientos de auditoría, seguridad, documentación, contabilidad de costos y transacciones.
Completando el manual de contabilidad, las últimas secciones generalmente cubrirán una amplia gama de procedimientos de contabilidad. A menudo se cubren procedimientos de contabilidad administrativa, contabilidad de efectivo, contabilidad de activos e inventarios, contabilidad de ingresos y contabilidad de compras. Las secciones finales generalmente incluirán especificaciones para la gestión de recursos, el aprovisionamiento de recursos contables, la infraestructura contable y el entorno de trabajo esperado. Además, muchos manuales de contabilidad también tendrán una sección dedicada a los recursos humanos, que detalla los requisitos de capital humano y las expectativas para cumplir varios roles dentro de la función de contabilidad. La cobertura del aspecto de los recursos humanos se considera vital para muchas organizaciones para asegurar que la función de contabilidad cuente con personal calificado.