Wat is een boekhoudhandleiding?
Bedrijfsorganisaties maken meestal een boekhoudhandleiding, waarin alle boekhoudbeleid, richtlijnen, procedures en normen voor de rekeningen van een bedrijf worden gespecificeerd. In de boekhoudhandleiding is de classificatie van rekeningen opgenomen, een overzicht van de te volgen boekhoudregels en specifieke regels voor de organisatie. Afhankelijk van het type bedrijfsentiteit, variëren boekhoudhandleidingen van bedrijf tot bedrijf, maar hebben over het algemeen hetzelfde doel voor elk bedrijf, zelfs met vergelijkbare overzichten. Dat doel is om te zorgen voor nauwkeurigheid en consistentie in boekhoudmethoden die door elk individu worden gebruikt binnen het bedrijf dat boekhoudkundige taken en procedures uitvoert. De handleiding bevat meestal verschillende secties om alle aspecten van de boekhoudfunctie te behandelen.
Gewoonlijk begint de boekhoudhandleiding eerst met het doel van het document, de reikwijdte van de documentatie uit te leggen en de verantwoordelijkheden vast te leggen die nodig zijn voor degenen die de handleiding lezen. Dit omvat doorgaans een lijst met uitzonderingen op de regels in de handleiding, naast een toelichting op de rol en verantwoordelijkheid van het management bij het waarborgen van de naleving van de handleiding. Deze secties dienen meestal als inleiding tot de handleiding.
De organisatie van de boekhoud- en financiële afdelingen wordt daarna meestal behandeld, waardoor werknemers en contractanten een duidelijk inzicht krijgen in de verschillende rollen die zijn opgenomen in de structuur van het bedrijf. De verantwoordelijkheden van elke afdeling worden ook beschreven en gespecificeerd in deze sectie. In de volgende paragrafen worden meestal de boekhoudprocedures, methoden en beleidsregels van het management uitgelegd die betrekking hebben op rapportage.
Focus op de centrale aspecten van boekhouding volgt meestal de paragrafen over management accounting en rapportage. Met inbegrip van het planningsproces, bijbehorende verantwoordelijkheden, vereiste communicatie en bevoegde autoriteiten, gaan de volgende paragrafen specifiek in op het raamwerk voor boekhoudbeleid en -procedure binnen de organisatie. Andere behandelde onderwerpen zijn vaak systemen die worden gebruikt in het boekhoudproces, interne controles, auditprocedures, beveiliging, documentatie, kostenboekhouding en transacties.
Afronding van de boekhoudkundige handleiding, de laatste verschillende secties zullen meestal een breed scala aan boekhoudprocedures behandelen. Vaak worden administratieve boekhoudprocedures, kasboekhouding, activa- en voorraadboekhouding, omzetboekhouding en inkoopboekhouding behandeld. Laatste secties bevatten meestal specificaties voor resourcebeheer, voorziening van boekhoudmiddelen, boekhoudinfrastructuur en de verwachte werkomgeving. Bovendien zullen veel boekhoudhandleidingen ook een sectie gewijd aan human resources bevatten, waarin de vereisten voor menselijk kapitaal en verwachtingen voor het vervullen van verschillende rollen binnen de boekhoudfunctie worden beschreven. Dekking van het aspect human resources wordt voor veel organisaties van vitaal belang geacht om ervoor te zorgen dat de boekhoudfunctie correct wordt bemand door gekwalificeerde personen.