¿Qué es una reserva de cuentas por cobrar?
Una reserva de cuentas por cobrar es un tipo de cuenta de reserva que se crea para compensar las pérdidas que se producen cuando los clientes no remiten los pagos de las facturas pendientes. La idea de la reserva es evitar que la empresa experimente graves dificultades financieras debido a la falta de pago. Se puede usar una cuenta de reserva de este tipo para compensar el impacto de las facturas que quedan pendientes cuando un cliente se declara en bancarrota, cierra o simplemente no paga, y el saldo se transfiere a una agencia de cobranzas.
Existen varias estrategias que se pueden usar para determinar la cantidad de fondos que se asignan a una reserva de cuentas por cobrar. Uno de los enfoques más comunes es hacer uso de datos históricos que involucran tanto el porcentaje como los montos reales de los incumplimientos de las facturas que ocurrieron dentro de un período de tiempo determinado. Un enfoque ligeramente diferente requiere basar el monto en el vencimiento de las facturas, con el saldo en la reserva de cuentas por cobrar basado en la suma total de las facturas que tienen más de 90 días. Elegir el mejor enfoque a menudo depende de las circunstancias de la empresa propiamente dicha y de la facilidad con la que la empresa podría recuperarse si las facturas antiguas no se pagan en su totalidad.
El principal beneficio de establecer y mantener una reserva de cuentas por cobrar es que la compañía está algo aislada de los efectos nocivos generados por una falla de los clientes para remitir los pagos de las facturas pendientes. Al tener reservas disponibles, el negocio puede compensar esas pérdidas y continuar desembolsando pagos a vendedores y proveedores sin falta. Como resultado de tener una cantidad suficiente de fondos en la reserva, es posible evitar incurrir en cargos por mora y otras multas sobre las cuentas por pagar que solo aumentarían las obligaciones de deuda de la empresa, lo que dificultaría aún más la estabilidad financiera.
Las pautas sobre cuándo utilizar los fondos en una reserva de cuentas por cobrar variarán. Algunas compañías requieren que las cuentas de clientes morosos se presenten para cobros antes de que los fondos de la reserva puedan usarse para compensar las pérdidas. Otras empresas emplean la práctica de retirar fondos de la reserva de cuentas por cobrar cuando las facturas alcanzan un cierto nivel de antigüedad, como 120 días después de la emisión. En el caso de que se reciban fondos debido a esfuerzos de cobro o que el cliente presente un pago después de que la cuenta haya alcanzado el límite de vencimiento, esos pagos se pueden usar para reponer la reserva, lo que le permite a la empresa mantener este tipo de ahorros para el futuro .