O que é uma reserva de contas a receber?
Uma reserva de contas a receber é um tipo de conta de reserva criada para compensar as perdas incorridas quando os clientes deixam de remeter pagamentos nas faturas pendentes. A idéia da reserva é impedir que a empresa sofra graves dificuldades financeiras devido ao não pagamento. Uma conta de reserva desse tipo pode ser usada para compensar o impacto das faturas que vencem quando um cliente declara falência, encerra suas atividades ou simplesmente não paga e o saldo é entregue a uma agência de cobrança.
Existem várias estratégias que podem ser usadas para determinar a quantidade de fundos alocados a uma reserva de contas a receber. Uma das abordagens mais comuns é usar dados históricos que envolvem tanto a porcentagem quanto a quantidade real de padrões de fatura que ocorreram dentro de um determinado período de tempo. Uma abordagem um pouco diferente exige basear o valor no vencimento das faturas, com o saldo na reserva de contas a receber com base na soma total de faturas com mais de 90 dias. A escolha da melhor abordagem geralmente depende das circunstâncias dos negócios e da facilidade com que a empresa pode se recuperar se as faturas mais antigas não forem pagas integralmente.
O principal benefício de estabelecer e manter uma reserva de contas a receber é que a empresa está um pouco isolada dos efeitos negativos gerados pela falha dos clientes em remeter pagamentos para faturas pendentes. Por ter reservas em mãos, o negócio pode compensar essas perdas e continuar a desembolsar pagamentos a vendedores e fornecedores sem falhas. Como possui uma quantidade suficiente de fundos na reserva, é possível evitar incorrer em taxas atrasadas e outras multas nas contas a pagar que apenas aumentariam as obrigações de dívida da empresa, dificultando ainda mais a estabilidade financeira.
As diretrizes sobre quando usar os fundos em uma reserva de contas a receber variam. Algumas empresas exigem que as contas de clientes inadimplentes sejam enviadas para cobrança antes que os fundos da reserva possam ser usados para compensar as perdas. Outras empresas adotam a prática de retirar fundos da reserva de contas a receber quando as faturas atingem um certo nível de envelhecimento, como 120 dias após a emissão. Caso os fundos sejam recebidos devido a esforços de cobrança ou que o cliente envie um pagamento após a conta atingir o limite de vencimento, esses pagamentos podem ser usados para reabastecer a reserva, permitindo que a empresa mantenha esse tipo de ninho de ovos para o futuro .