¿Qué es la contabilidad de fondos?
La contabilidad de fondos es un tipo de estrategia contable que se centra más en la rendición de cuentas que en el seguimiento de la generación de ganancias. Este enfoque particular de la contabilidad a menudo es utilizado por entidades que no se centran en la rentabilidad, como organizaciones sin fines de lucro o departamentos y comisiones gubernamentales. Una de las características principales de este método es el uso de múltiples libros de contabilidad generales que documentan el flujo y el uso de los fondos que ingresan a la entidad, pero sin el énfasis en el seguimiento de las ganancias.
La función general de la contabilidad de fondos tiene que ver con mostrar dónde se gasta el dinero. Este énfasis es una de las razones para el mantenimiento de varios libros de contabilidad generales, en lugar de las cuentas de auto-equilibrio reflejadas en un solo libro de contabilidad general, como es común con las entidades que operan con fines de lucro. Cada uno de los libros de contabilidad rastrea el recibo y el desembolso de recursos en relación con las actividades asociadas con un proyecto o fondo en particular operado por la entidad sin fines de lucro. Para fines contables, cada libro o fondo individual debe conciliarse dentro de sí mismo, completo con informes detallados que respalden el saldo actual en el fondo. Todos los informes asociados con los diferentes fondos se utilizan como detalles de apoyo para un informe acumulativo que se pone a disposición de los miembros de la organización, así como de sus directores.
Con la contabilidad de fondos, cualquier donación o fondo obtenido de subvenciones o donaciones se contabiliza directamente en el libro mayor o fondo designado por el contribuyente. Allí, cualquier gasto relacionado con ese proyecto en particular se deduce del saldo. Este acuerdo hace que sea muy fácil para la organización sin fines de lucro informar la actividad a sus constituyentes, y también a cualquier entidad gubernamental que tenga la responsabilidad de supervisar el funcionamiento de la organización sin fines de lucro.
El enfoque de contabilidad de fondos puede ser muy efectivo cuando los informes deben enviarse a más de una agencia gubernamental. Por ejemplo, si una organización benéfica operada localmente recibe una subvención destinada a proporcionar comidas a los reclusos, una donación generosa para apoyar un refugio para personas sin hogar y una dotación para la operación de un programa después de la escuela, es probable que cada uno de estos proyectos caiga en la jurisdicción de una agencia gubernamental diferente. Al crear y mantener un libro mayor para cada proyecto, es posible proporcionar siempre a cada agencia de monitoreo una contabilidad de lo que se ha hecho con el dinero recibido para apoyar cada programa. Con el uso de la contabilidad de fondos, la organización benéfica local sigue cumpliendo con las regulaciones que le permiten operar, y puede demostrar que los fondos recibidos se están utilizando de la manera especificada.