Was ist Fondsbuchhaltung?
Die Fondsbuchhaltung ist eine Art Buchhaltungsstrategie, die sich mehr auf die Rechenschaftspflicht als auf die Verfolgung der Gewinngenerierung konzentriert. Dieser spezielle Ansatz für die Rechnungslegung wird häufig von Unternehmen angewendet, die nicht auf Rentabilität ausgerichtet sind, wie z. B. gemeinnützigen Organisationen oder Regierungsabteilungen und Provisionen. Eines der Hauptmerkmale dieser Methode ist die Verwendung mehrerer Hauptbücher, die den Fluss und die Verwendung aller Gelder dokumentieren, die in das Unternehmen eingehen, ohne jedoch den Schwerpunkt auf die Nachverfolgung von Gewinnen zu legen.
Die allgemeine Funktion der Fondsbuchhaltung hat damit zu tun, zu zeigen, wo Geld ausgegeben wird. Diese Betonung ist ein Grund für die Aufrechterhaltung mehrerer Hauptbücher, anstatt der in einem einzigen Hauptbuch ausgewiesenen Selbstausgleichskonten, wie es bei Unternehmen üblich ist, die mit Gewinn arbeiten. Jedes der Bücher verfolgt den Erhalt und die Auszahlung von Ressourcen im Zusammenhang mit den Aktivitäten, die mit einem bestimmten Projekt oder Fonds verbunden sind, der von der gemeinnützigen Organisation betrieben wird. Zu Buchhaltungszwecken muss jedes einzelne Hauptbuch oder jeder einzelne Fonds mit detaillierten Berichten, die den aktuellen Kontostand des Fonds belegen, in sich abgestimmt werden. Alle mit den verschiedenen Fonds verbundenen Berichte werden als unterstützendes Detail für einen kumulativen Bericht verwendet, der sowohl Mitgliedern der Organisation als auch deren Direktoren zur Verfügung gestellt wird.
Bei der Fondsbuchhaltung werden alle Spenden oder Gelder, die aus Zuwendungen oder Stiftungen stammen, direkt in das vom Beitragszahler festgelegte Hauptbuch oder den vom Beitragszahler festgelegten Fonds gebucht. Dort werden alle Ausgaben im Zusammenhang mit diesem bestimmten Projekt vom Saldo abgezogen. Diese Vereinbarung macht es der gemeinnützigen Organisation sehr einfach, ihren Mitgliedsgruppen und jeder staatlichen Stelle, die für die Überwachung der gemeinnützigen Tätigkeit verantwortlich ist, eine Tätigkeit zu melden.
Der Ansatz der Fondsbuchhaltung kann sehr effektiv sein, wenn Berichte an mehr als eine Regierungsbehörde gesendet werden müssen. Wenn beispielsweise eine lokal betriebene Wohltätigkeitsorganisation einen Zuschuss erhält, der für die Bereitstellung von Mahlzeiten für Schließfächer, eine großzügige Spende zur Unterstützung eines Obdachlosenheims und eine Stiftung für die Durchführung eines außerschulischen Programms vorgesehen ist, wird wahrscheinlich jedes dieser Projekte fallen in die Zuständigkeit einer anderen Regierungsbehörde. Durch das Erstellen und Verwalten eines Hauptbuchs für jedes Projekt ist es möglich, jeder Überwachungsbehörde stets eine Abrechnung darüber zur Verfügung zu stellen, was mit dem zur Unterstützung jedes Programms erhaltenen Geld getan wurde. Mit der Verwendung der Fondsbuchhaltung hält sich die lokale Wohltätigkeitsorganisation an die Vorschriften, die es ihr ermöglichen, zu arbeiten, und kann nachweisen, dass die erhaltenen Mittel in der angegebenen Weise verwendet werden.