Qu'est-ce que la comptabilité par fonds?
La comptabilité par fonds est un type de stratégie comptable qui met davantage l'accent sur la responsabilité que sur le suivi de la génération de profits. Cette approche particulière de la comptabilité est souvent utilisée par des entités qui ne sont pas axées sur la rentabilité, telles que des organisations à but non lucratif ou des départements et commissions du gouvernement. L'une des principales caractéristiques de cette méthode est l'utilisation de plusieurs grands livres généraux qui documentent le flux et l'utilisation de tous les fonds entrant dans l'entité, sans toutefois mettre l'accent sur le suivi des profits.
La fonction générale de la comptabilité par fonds consiste à indiquer où l'argent est dépensé. Cet accent est une des raisons pour la maintenance de plusieurs grands livres généraux, plutôt que les comptes auto-équilibrés reflétés dans un seul grand livre général, comme cela est courant avec les entités qui fonctionnent à but lucratif. Chacun des grands livres suit la réception et le décaissement des ressources liées aux activités associées à un projet ou à un fonds particulier géré par l'entité à but non lucratif. Aux fins de la comptabilité, chaque grand livre ou fonds doit être rapproché en son sein, accompagné de rapports détaillés corroborant le solde actuel du fonds. Tous les rapports associés aux différents fonds servent de détails de support pour un rapport cumulatif mis à la disposition des membres de l'organisation, ainsi que de ses administrateurs.
Avec la comptabilité par fonds, tous les dons ou fonds provenant de subventions ou de dotations sont directement enregistrés dans le grand livre ou le fonds désigné par le donateur. Là, toutes les dépenses liées à ce projet sont déduites du solde. Cet arrangement permet très facilement à une organisation à but non lucratif de rendre compte de ses activités à ses mandants, ainsi qu'à toute entité gouvernementale chargée de superviser le fonctionnement de la société à but non lucratif.
La méthode de la comptabilité par fonds peut être très efficace lorsque les rapports doivent être envoyés à plus d’un organisme gouvernemental. Par exemple, si un organisme de bienfaisance géré localement reçoit une subvention destinée à fournir des repas aux personnes incarcérées, un don généreux pour soutenir un refuge pour sans-abri et un fonds de dotation pour la mise en œuvre d'un programme de garde après l'école, chacun de ces projets est susceptible de tomber dans la juridiction d'un autre organisme gouvernemental. En créant et en tenant à jour un grand livre pour chaque projet, il est possible de toujours fournir à chaque agence de surveillance une comptabilité de ce qui a été fait avec les fonds reçus pour soutenir chaque programme. Avec l'utilisation de la comptabilité par fonds, l'organisme de bienfaisance local reste en conformité avec les réglementations qui lui permettent de fonctionner et peut démontrer que les fonds reçus sont utilisés de la manière spécifiée.