Che cos'è la contabilità di fondi?
La contabilità dei fondi è un tipo di strategia contabile che si concentra più sulla responsabilità che sul monitoraggio della generazione di profitti. Questo particolare approccio alla contabilità è spesso utilizzato da entità che non sono focalizzate sulla redditività, come organizzazioni senza scopo di lucro o dipartimenti e commissioni governative. Una delle caratteristiche principali di questo metodo è l'uso di più registri generali che documentano il flusso e l'utilizzo di tutti i fondi che entrano nell'entità, ma senza l'accento sul monitoraggio dei profitti.
La funzione generale della contabilità dei fondi ha a che fare con la mostra della destinazione del denaro. Questa enfasi è una delle ragioni per il mantenimento di più libri contabili generali, piuttosto che i conti autobilanciati riflessi in un unico libro mastro generale, come è comune con le entità che operano a scopo di lucro. Ciascuno dei registri tiene traccia della ricezione e dell'erogazione delle risorse in relazione alle attività associate a un particolare progetto o fondo gestito dall'entità senza scopo di lucro. A fini contabili, ogni singolo libro mastro o fondo deve essere riconciliato all'interno di se stesso, completo di report dettagliati a supporto del saldo corrente nel fondo. Tutti i report associati ai diversi fondi vengono utilizzati come dettagli di supporto per un report cumulativo che viene reso disponibile ai membri dell'organizzazione e ai suoi direttori.
Con la contabilità del fondo, eventuali donazioni o fondi ottenuti da sovvenzioni o dotazioni vengono registrati direttamente nel libro mastro o fondo designato dal contributore. Lì, qualsiasi spesa relativa a quel particolare progetto viene detratta dal saldo. Questo accordo rende molto facile per l'organizzazione senza scopo di lucro riferire l'attività ai suoi elettori, e anche a qualsiasi ente governativo incaricato di sovrintendere alla gestione del non profit.
L'approccio della contabilità dei fondi può essere molto efficace quando i rapporti devono essere inviati a più agenzie governative. Ad esempio, se un ente di beneficenza gestito localmente riceve una sovvenzione destinata a fornire pasti a chiusure, una generosa donazione per sostenere un rifugio per senzatetto e una dotazione per la gestione di un programma di doposcuola, è probabile che ciascuno di questi progetti cada nella giurisdizione di un'altra agenzia governativa. Creando e mantenendo un libro mastro per ciascun progetto, è possibile fornire sempre a ogni agenzia di monitoraggio una contabilità di ciò che è stato fatto con i soldi ricevuti per sostenere ciascun programma. Con l'uso della contabilità dei fondi, l'organizzazione benefica locale rimane conforme alle normative che gli consentono di operare e può dimostrare che i fondi ricevuti vengono utilizzati nel modo specificato.