Wat is fondsadministratie?
Fondsboekhouding is een soort boekhoudstrategie die meer gericht is op verantwoording dan op het volgen van het genereren van winst. Deze specifieke benadering van boekhouding wordt vaak gebruikt door entiteiten die niet gericht zijn op winstgevendheid, zoals non-profitorganisaties of overheidsdiensten en commissies. Een van de belangrijkste kenmerken van deze methode is het gebruik van meerdere grootboeken die de stroom en het gebruik van fondsen die de entiteit binnenkomen, documenteren, maar zonder de nadruk op het volgen van de winst.
De algemene functie van fondsboekhouding heeft te maken met het laten zien waar geld wordt uitgegeven. Deze nadruk is één reden voor het onderhoud van meerdere grootboeken, in plaats van de zelfbalancerende rekeningen weerspiegeld in één grootboek, zoals gebruikelijk is bij entiteiten die met winst werken. Elk grootboek houdt de ontvangst en uitbetaling van middelen bij, aangezien deze betrekking hebben op de activiteiten die verband houden met een bepaald project of fonds dat wordt beheerd door de non-profitentiteit. Voor boekhoudkundige doeleinden moet elk grootboek of fonds in zichzelf worden afgestemd, compleet met gedetailleerde rapporten die het huidige saldo in het fonds ondersteunen. Alle rapporten die aan de verschillende fondsen zijn gekoppeld, worden gebruikt als ondersteunend detail voor een cumulatief rapport dat beschikbaar wordt gesteld aan leden van de organisatie, evenals aan de directeuren.
Met fondsadministratie worden alle donaties of fondsen verkregen uit subsidies of schenkingen rechtstreeks in het grootboek of fonds geplaatst dat door de contribuant is aangewezen. Daar worden alle uitgaven met betrekking tot dat specifieke project in mindering gebracht op het saldo. Deze regeling maakt het zeer gemakkelijk voor de non-profit organisatie om activiteiten te rapporteren aan haar kiezers, en ook aan elke overheidsentiteit die belast is met het toezicht op de werking van de non-profit.
De boekhoudkundige benadering van het fonds kan zeer effectief zijn wanneer rapporten naar meer dan één overheidsinstantie moeten worden gestuurd. Als een lokaal beheerd goed doel bijvoorbeeld een subsidie ontvangt die is gereserveerd voor het verstrekken van maaltijden aan insluitingen, een gulle gift ter ondersteuning van een daklozenopvang en een schenking voor de werking van een naschoolse programma, zal elk van deze projecten waarschijnlijk vallen in het rechtsgebied van een andere overheidsinstantie. Door een grootboek voor elk project te maken en bij te houden, is het mogelijk om elk monitoringbureau altijd een boekhouding bij te houden van wat er is gedaan met het ontvangen geld om elk programma te ondersteunen. Met het gebruik van fondsadministratie blijft de lokale liefdadigheidsinstelling in overeenstemming met de voorschriften die het toestaan te werken, en kan aantonen dat de ontvangen fondsen op de aangegeven manier worden gebruikt.