¿Qué es un documento inteligente?
Un documento inteligente es un tipo específico de documento electrónico interactivo. Se diferencia de un documento electrónico estándar en que es dinámico y puede ser personalizado. Las empresas, desde empresas de marketing hasta entidades de arrendamiento comercial, pueden beneficiarse de la incorporación de documentos inteligentes en sus operaciones, porque usarlas puede ahorrar tiempo y recursos reflejando datos específicos de inmediato.
Los formatos para documentos inteligentes incluyen Adobe® PDF, Microsoft® Infopath®, Software Cardiff y XForms por W3C®. Docfire ™, Exari e Intelledox también pueden considerarse parte de la solución de documentos inteligentes. Cualquiera de estas piezas de software se puede programar para ayudar en la producción y el uso de documentos inteligentes. También están basados en XML, con respecto a los datos utilizados.
Un documento inteligente es distinto del documento electrónico promedio de una manera fundamental. Mientras que se puede decir que un documento electrónico estándar es la versión digital de un PAPER, un documento inteligente es interactivo y puede ser dinámico. Los documentos electrónicos interactivos permiten una alta personalización de documentos para el usuario o el espectador.
páginas web, presentaciones y formularios personalizados que cambian a la solicitud del usuario pueden considerarse documentos inteligentes. Por lo general, trabajan en conjunto con Internet y un tipo de software del servidor. Estas cosas ayudan a dar vida al documento inteligente, mantenerlo dinámico y responder a la entrada.
Las aplicaciones para un documento inteligente son numerosas. Estos documentos pueden ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones, ayudar con los protocolos de servicio al cliente y reducir los costos. Ciertas empresas que dependen de datos en constante cambio, como las empresas de marketing, también pueden aplicar documentos inteligentes a sus prácticas comerciales. Por ejemplo, empresas de marketing que utilizan documentos inteligentes para llenar automáticamente el marketing directoLos materiales con la información personal de los prospectos tienen una mejor oportunidad de alcanzar sus mercados objetivo y aumentar sus tasas de conversión. También pueden solidificar sus marcas, tener una mejor retención de clientes y reducir los costos asociados con el marketing mediante el uso de documentos inteligentes.
Un ejemplo de una aplicación práctica de documentos inteligentes implica arrendamiento y préstamos comerciales. Esta industria se basa en la idea de que varias entidades prestarán y arrendarán para fines comerciales y por cantidades específicas de tiempo, por lo que los documentos inteligentes pueden ayudar a las entidades a hacer los préstamos y el arrendamiento. Los documentos inteligentes pueden proporcionar a los agentes de préstamo y arrendamiento documentos que han sido programados de manera inteligente para reflejar el nombre del arrendatario y otra información personal. Esto puede ahorrar el tiempo y los recursos del arrendador al intentar finalizar las ofertas.