Was ist ein intelligentes Dokument?
Ein intelligentes Dokument ist eine bestimmte Art von interaktivem, elektronischem Dokument. Es unterscheidet sich von einem elektronischen Standarddokument darin, dass es dynamisch ist und personalisiert werden kann. Unternehmen, von Marketingfirmen bis hin zu gewerblichen Leasinggebern, können von der Integration intelligenter Dokumente in ihre Abläufe profitieren, da durch deren Verwendung Zeit und Ressourcen gespart werden können, indem bestimmte Daten sofort wiedergegeben werden.
Zu den Formaten für intelligente Dokumente gehören Adobe® PDF, Microsoft® InfoPath®, Cardiff-Software und XForms von W3C®. DocFire ™, Exari und Intelledox können ebenfalls als Teil der intelligenten Dokumentenlösung betrachtet werden. Jede dieser Softwarekomponenten kann so programmiert werden, dass sie bei der Erstellung und Verwendung intelligenter Dokumente hilft. Sie basieren auch auf XML in Bezug auf die verwendeten Daten.
Ein intelligentes Dokument unterscheidet sich grundlegend von einem durchschnittlichen elektronischen Dokument. Während ein elektronisches Standarddokument als digitale Version eines Blattes Papier bezeichnet werden kann, ist ein intelligentes Dokument interaktiv und kann dynamisch sein. Interaktive elektronische Dokumente ermöglichen eine umfassende Personalisierung von Dokumenten für den Benutzer oder den Betrachter.
Personalisierte Webseiten, Präsentationen und Formulare, die sich auf Anforderung des Benutzers ändern, können als intelligente Dokumente betrachtet werden. Sie arbeiten normalerweise in Verbindung mit dem Internet und einer Art Serversoftware. Diese Dinge helfen dabei, das intelligente Dokument zum Leben zu erwecken, es dynamisch zu halten und auf Eingaben zu reagieren.
Die Anwendungen für ein intelligentes Dokument sind zahlreich. Diese Dokumente können Unternehmen dabei unterstützen, ihre Abläufe zu rationalisieren, Kundendienstprotokolle zu erstellen und Kosten zu senken. Bestimmte Unternehmen, die sich auf sich ständig ändernde Daten verlassen, z. B. Marketingfirmen, können intelligente Dokumente auch auf ihre Geschäftspraktiken anwenden. Beispielsweise haben Marketingfirmen, die intelligente Dokumente verwenden, um Direktmarketing-Materialien automatisch mit den persönlichen Informationen der potenziellen Kunden zu füllen, eine bessere Chance, ihre Zielmärkte zu erreichen und ihre Conversion-Raten zu erhöhen. Durch den Einsatz intelligenter Dokumente können sie ihre Marken stärken, die Kundenbindung verbessern und die mit dem Marketing verbundenen Kosten senken.
Ein Beispiel für eine praktische Anwendung intelligenter Dokumente ist das gewerbliche Leasing und das Ausleihen. Diese Branche basiert auf der Idee, dass mehrere Unternehmen Kredite für geschäftliche Zwecke und für einen bestimmten Zeitraum vergeben und leasen, sodass intelligente Dokumente den Unternehmen bei der Vergabe und dem Leasing behilflich sein können. Intelligente Dokumente können den Kreditgebern und Leasinggebern Dokumente zur Verfügung stellen, die intelligent programmiert wurden, um den Namen des Leasingnehmers und andere persönliche Informationen widerzuspiegeln. Dies kann dem Vermieter Zeit und Ressourcen sparen, wenn er versucht, Geschäfte abzuschließen.