Welche verschiedenen Arten von Druckverwaltungsdiensten gibt es?
Im Allgemeinen bezieht sich Druckmanagement auf die Verwaltung, Überwachung und Wartung von Druckerhardware, Druckersoftware und Dokumentendiensten. Zu den Druckverwaltungsdiensten, die Unternehmen angeboten werden, gehören Hardware-, Software- und Dokumentenkontrolle oder eine Kombination davon. Unternehmen, die diese Dienste anbieten, bieten ihren Kunden in der Regel Onsite-, Online-, Remote- und On-Demand-Optionen. Ein Druckverwaltungsdienst kann für ein Unternehmen von Vorteil sein, indem er die druckerbezogenen Kosten senkt, die Produktivität erhöht, Fehler minimiert und Projekte rationalisiert.
Zu den Vor-Ort-Optionen, die Druckerverwaltungsunternehmen anbieten, gehören in der Regel geschulte Techniker, die eine Gruppe von Kunden in einer Region speziell unterstützen können. Die Kunden rufen in der Regel ein Servicecenter an, um Unterstützung bei Hardware- oder Softwareproblemen anzufordern. Im Allgemeinen versucht der Techniker, das Problem mit dem Client zuerst telefonisch zu beheben. Wenn das Problem nicht einfach zu lösen ist, besucht der Techniker normalerweise die Site. Bei Hardware- und Softwareproblemen steht in der Regel ein Vor-Ort-Service zur Verfügung, nicht jedoch für die Dokumentenverwaltung. Während einige Vorteile des Vor-Ort-Service in der Liebe zum Detail und der auf den Kunden zugeschnittenen Kundenbetreuung liegen, sind die Nachteile in der Regel höhere Servicekosten und längere Wartezeiten für die Lösung eines Problems.
Viele Unternehmen bieten ihren Kunden auch Online-Druckverwaltungsdienste an. Onlinedienste für Druckersoftware und Dokumentenverwaltung werden in der Regel mit dem technischen Support vor Ort für Hardwareprobleme kombiniert. Bei Softwareproblemen meldet sich ein Kunde mit Online-Support normalerweise bei einem vorhandenen Konto an und initiiert eine Anfrage, die dann per Live-Chat oder E-Mail beantwortet wird.
Bei der Dokumentenverwaltung melden sich Kunden normalerweise in ihrem Konto an, bestellen die zu druckenden Dokumente, laden die für die Erstellung des Dokuments erforderlichen Materialien hoch und zahlen dann für das Produkt. Das Produkt wird dann in der Regel innerhalb weniger Werktage an das Unternehmen geliefert. Online-Druckverwaltungsdienste sind in der Regel eine attraktive Option für große Unternehmen, die möglicherweise lange Arbeitsabläufe haben und die zusätzliche Unterstützung bei der Ausführung wichtiger Projekte verwenden können. Oft ist es billiger, die Druckarbeiten auszulagern, als zusätzliche Ressourcen und zusätzliches Personal für die hausinterne Ausführung zu bezahlen.
Remote-Dienste für das Druckmanagement umfassen in der Regel die Unterstützung von Druckerhardware und -software für Netzwerkdrucker in großen Unternehmen. Das Serviceunternehmen installiert normalerweise Überwachungssoftware im Computernetzwerk des Unternehmens. Die Software prüft normalerweise auf Hardwarefehler oder Fehlfunktionen, während der Tonerfüllstand und die Client-Nutzung überwacht werden. Die Remote-Druckverwaltungsdienste variieren in Abhängigkeit von der verwendeten Software und der von der Servicefirma übernommenen Kontrolle. Wenn die Kontrolle über die Druckerressourcen eines Unternehmens zu hoch ist, können Kunden frustriert und mit dem Service unzufrieden sein.
Unternehmen, die On-Demand-Druckverwaltungsdienste einsetzen, haben in der Regel eine spezielle Software auf ihren Netzwerkdruckern installiert. Durch die Verwendung der Software können sie Support für Druckersoftware und Dokumentverwaltungsdienste anfordern. On-Demand-Support ist häufig teurer, da es sich im Wesentlichen um einen dedizierten Remote-Service handelt. In der Regel verwenden große Unternehmen mit höherem Druckbedarf On-Demand-Dienste. Unternehmen mit vielen wichtigen Projekten, die innerhalb kurzer Fristen abgeschlossen werden müssen, können besonders von einer On-Demand-Lösung profitieren.