Hvad er de forskellige typer Print Management Services?
Generelt henviser printstyring til administration, overvågning og vedligeholdelse af printerhardware, printersoftware og dokumenttjenester. Printstyringstjenester, der tilbydes virksomheder, kan omfatte hardware, software og dokumentkontrol eller en kombination af dem. Virksomheder, der tilbyder disse tjenester, tilbyder normalt lokaliteter, online, fjernbetjening og on-demand muligheder for deres kunder. En printadministrationstjeneste kan være en fordel for en virksomhed ved at sænke printerrelaterede omkostninger, øge produktiviteten, minimere fejl og strømline projekter.
Onsite-muligheder, som printeradministrationsselskaber tilbyder, inkluderer typisk uddannede teknikere, der kan yde dedikeret support til en gruppe af klienter i en region. Kunderne ringer normalt til et servicecenter for at anmode om support til hardware- eller softwareproblemer. Teknikeren forsøger generelt først at løse problemet med klienten over telefonen. Hvis problemet ikke let løses, besøger teknikeren normalt stedet. Onsite-service er normalt tilgængelig til hardware- og softwareproblemer, men ikke til dokumenthåndtering. Selvom nogle fordele ved service på stedet kan være opmærksomheden på detaljer og kundesupport tilpasset kunden, er ulemper typisk højere omkostninger til service og længere ventetider for at få et problem løst.
Mange virksomheder tilbyder også online printadministrationstjenester til deres kunder. Onlinetjenester til printersoftware og dokumenthåndtering er typisk kombineret med teknisk support på stedet til hardwareproblemer. I tilfælde af softwareproblemer logger en klient med online support normalt ind på en allerede eksisterende konto og initierer en anmodning, der derefter besvares via live chat eller e-mail.
Til dokumenthåndtering kan klienter normalt logge på deres konto, bestille de dokumenter, de ønsker udskrevet, uploade de nødvendige materialer til at fremstille dokumentet og derefter betale for produktet. Produktet leveres derefter normalt til virksomheden inden for et par arbejdsdage. Online printadministrationstjenester er normalt en attraktiv mulighed for store virksomheder, der kan have tunge arbejdsgangsperioder og kan bruge den ekstra hjælp til at gennemføre vigtige projekter. Ofte kan det være billigere at outsource trykkerierne i stedet for at betale for ekstra ressourcer og personale til at gennemføre arbejdet internt.
Fjerntjenester til printstyring involverer normalt printerhardware og softwarestøtte til netværksprintere i store virksomheder. Servicevirksomheden installerer normalt overvågningssoftware på virksomhedens computernetværk. Softwaren kontrollerer normalt for eventuelle hardwarefejl eller funktionsfejl under overvågning af printertonerniveauer og klientbrug. Services til fjernadministration varierer afhængigt af den anvendte software og kontrolniveauet, som servicevirksomheden har taget. Hvis kontrolniveauet over en virksomheds printerressourcer er for højt, kan kunder blive frustrerede og utilfredse med tjenesten.
Virksomheder, der har on-demand printadministrationstjenester, har typisk speciel software installeret på deres netværksprintere. Ved at bruge softwaren kan de anmode om printersoftwaresupport og dokumenthåndteringstjenester. On-demand support er ofte dyrere, fordi det i det væsentlige er en dedikeret fjerntjeneste. Normalt bruger store virksomheder med større udskrivningsbehov on-demand-tjenester. Virksomheder med mange afgørende projekter, der skal afsluttes på korte frister, kan især drage fordel af en on-demand-løsning.