Jakie są różne rodzaje usług zarządzania drukiem?
Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie drukiem odnosi się do administracji, monitorowania i konserwacji sprzętu drukarki, oprogramowania drukarki i usług związanych z dokumentami. Usługi zarządzania drukiem oferowane firmom mogą obejmować kontrolę sprzętu, oprogramowania i dokumentów lub ich kombinację. Firmy oferujące te usługi zazwyczaj oferują swoim klientom opcje na miejscu, online, zdalnie i na żądanie. Usługa zarządzania drukiem może być korzystna dla firmy, obniżając koszty związane z drukarką, zwiększając wydajność, minimalizując błędy i usprawniając projekty.
Lokalne opcje oferowane przez firmy zarządzające drukarkami zazwyczaj obejmują wyszkolonych techników, którzy mogą zapewnić dedykowane wsparcie grupie klientów w regionie. Klienci zazwyczaj dzwonią do centrum serwisowego, aby poprosić o pomoc w sprawie problemów ze sprzętem lub oprogramowaniem. Technik zazwyczaj najpierw próbuje rozwiązać problem z klientem przez telefon. Jeśli problemu nie da się łatwo rozwiązać, technik zwykle odwiedza witrynę. Usługa u klienta jest zazwyczaj dostępna w przypadku problemów ze sprzętem i oprogramowaniem, ale nie w przypadku zarządzania dokumentami. Podczas gdy niektórymi zaletami serwisu na miejscu może być dbałość o szczegóły i wsparcie klienta dostosowane do klienta, wady to zazwyczaj wyższy koszt usługi i dłuższy czas oczekiwania na rozwiązanie problemu.
Wiele firm oferuje również swoim klientom usługi zarządzania drukowaniem online. Usługi online dotyczące oprogramowania drukarki i zarządzania dokumentami są zwykle łączone z obsługą techniczną u klienta w zakresie problemów sprzętowych. W przypadku problemów z oprogramowaniem klient korzystający z pomocy online zazwyczaj loguje się do istniejącego konta i inicjuje żądanie, na które następnie udzielana jest odpowiedź za pośrednictwem czatu na żywo lub wiadomości e-mail.
W celu zarządzania dokumentami klienci mogą normalnie zalogować się na swoje konto, zamówić dokumenty, które chcą wydrukować, przesłać niezbędne materiały do wyprodukowania dokumentu, a następnie zapłacić za produkt. Produkt jest zazwyczaj dostarczany do firmy w ciągu kilku dni roboczych. Usługi zarządzania drukiem online są zwykle atrakcyjną opcją dla dużych firm, które mogą mieć duże okresy pracy i mogą skorzystać z dodatkowej pomocy w realizacji kluczowych projektów. Często taniej jest zlecać prace drukarskie na zewnątrz, zamiast płacić za dodatkowe zasoby i personel, aby ukończyć pracę we własnym zakresie.
Zdalne usługi zarządzania drukiem zwykle obejmują obsługę sprzętu i oprogramowania dla drukarek sieciowych w dużych firmach. Firma usługowa zwykle instaluje oprogramowanie monitorujące w sieci komputerowej firmy. Oprogramowanie zwykle sprawdza pod kątem błędów sprzętowych lub usterek podczas monitorowania poziomów tonera drukarki i użycia klienta. Usługi zdalnego zarządzania drukowaniem różnią się w zależności od używanego oprogramowania i poziomu kontroli przejmowanego przez firmę usługową. Jeśli poziom kontroli nad zasobami drukarki w firmie jest zbyt wysoki, klienci mogą stać się sfrustrowani i niezadowoleni z usługi.
Firmy, które mają usługi zarządzania drukowaniem na żądanie, zazwyczaj mają specjalne oprogramowanie zainstalowane w swoich drukarkach sieciowych. Korzystając z oprogramowania, mogą poprosić o wsparcie oprogramowania drukarki i usługi zarządzania dokumentami. Wsparcie na żądanie jest często droższe, ponieważ jest to zasadniczo dedykowana usługa zdalna. Zwykle duże firmy z większymi potrzebami drukowania korzystają z usług na żądanie. Firmy z wieloma kluczowymi projektami, które muszą zostać ukończone w krótkim terminie, mogą w szczególności skorzystać z rozwiązania na żądanie.