¿Cuáles son los diferentes tipos de servicios de gestión de impresión?
En general, la gestión de impresión se refiere a la administración, supervisión y mantenimiento del hardware de la impresora, el software de la impresora y los servicios de documentos. Los servicios de gestión de impresión ofrecidos a las empresas pueden incluir hardware, software y control de documentos o alguna combinación de ellos. Las compañías que ofrecen estos servicios generalmente ofrecen opciones en el sitio, en línea, remotas y bajo demanda para sus clientes. Un servicio de gestión de impresión puede ser beneficioso para una empresa al reducir los costos relacionados con la impresora, aumentar la productividad, minimizar los errores y agilizar los proyectos.
Las opciones in situ que ofrecen las empresas de gestión de impresoras suelen incluir técnicos capacitados que pueden proporcionar asistencia dedicada a un grupo de clientes en una región. Los clientes suelen hacer una llamada a un centro de servicio para solicitar asistencia sobre problemas de hardware o software. El técnico generalmente intenta primero solucionar el problema con el cliente por teléfono. Si el problema no se resuelve fácilmente, el técnico normalmente visita el sitio. El servicio in situ generalmente está disponible para problemas de hardware y software, pero no para la gestión de documentos. Si bien algunas ventajas del servicio in situ pueden ser la atención al detalle y la atención al cliente adaptada al cliente, las desventajas suelen ser un mayor costo del servicio y tiempos de espera más largos para resolver un problema.
Muchas compañías también ofrecen servicios de gestión de impresión en línea a sus clientes. Los servicios en línea para el software de la impresora y la gestión de documentos generalmente se combinan con soporte técnico in situ para problemas de hardware. En el caso de problemas de software, un cliente con soporte en línea generalmente inicia sesión en una cuenta preexistente e inicia una solicitud que luego se responde a través de chat en vivo o correo electrónico.
Para la gestión de documentos, los clientes normalmente pueden iniciar sesión en su cuenta, solicitar los documentos que desean imprimir, cargar los materiales necesarios para producir el documento y luego pagar el producto. El producto generalmente se entrega a la empresa en unos pocos días hábiles. Los servicios de gestión de impresión en línea suelen ser una opción atractiva para las grandes empresas que pueden tener períodos de flujo de trabajo pesados y pueden utilizar la asistencia adicional para completar proyectos cruciales. A menudo, puede ser más barato externalizar el trabajo de impresión en lugar de pagar recursos y personal adicionales para completar el trabajo internamente.
Los servicios remotos para la gestión de impresión generalmente incluyen hardware de impresora y soporte de software para impresoras en red en grandes empresas. La compañía de servicios normalmente instala el software de monitoreo en la red informática de la compañía. El software generalmente verifica cualquier error de hardware o mal funcionamiento mientras monitorea los niveles de tóner de la impresora y el uso del cliente. Los servicios de gestión de impresión remota varían según el software utilizado y el nivel de control que tome la empresa de servicios. Si el nivel de control sobre los recursos de impresión de una empresa es demasiado alto, los clientes pueden sentirse frustrados e insatisfechos con el servicio.
Las empresas que tienen servicios de gestión de impresión a pedido suelen tener un software especial instalado en sus impresoras en red. Al usar el software, pueden solicitar soporte de software de impresora y servicios de administración de documentos. El soporte a pedido es a menudo más costoso porque es esencialmente un servicio remoto dedicado. Por lo general, las grandes empresas con mayores necesidades de impresión utilizan servicios a pedido. Las empresas con muchos proyectos cruciales que deben completarse en plazos cortos pueden beneficiarse especialmente de una solución a pedido.