Wat zijn de verschillende soorten afdrukbeheerservices?
Over het algemeen verwijst afdrukbeheer naar het beheer, de bewaking en het onderhoud van printerhardware, printersoftware en documentservices. Afdrukbeheerservices die aan bedrijven worden aangeboden, kunnen hardware, software en documentbeheer omvatten of een combinatie hiervan. Bedrijven die deze diensten aanbieden, bieden meestal onsite, online, remote en on-demand opties voor hun klanten. Een afdrukbeheerservice kan voordelig zijn voor een bedrijf door printergerelateerde kosten te verlagen, de productiviteit te verhogen, fouten te minimaliseren en projecten te stroomlijnen.
Onsite-opties die printerbeheerbedrijven bieden, zijn meestal getrainde technici die specifieke ondersteuning kunnen bieden aan een groep klanten in een regio. De clients bellen meestal naar een servicecentrum om ondersteuning te vragen voor hardware- of softwareproblemen. Over het algemeen probeert de technicus het probleem met de client eerst telefonisch op te lossen. Als het probleem niet gemakkelijk kan worden opgelost, bezoekt de technicus normaal gesproken de site. Onsite service is meestal beschikbaar voor hardware- en softwareproblemen, maar niet voor documentbeheer. Hoewel sommige voordelen van onsite service de aandacht voor detail en klantondersteuning op maat van de klant kunnen zijn, zijn nadelen meestal hogere kosten voor service en langere wachttijden voor het oplossen van een probleem.
Veel bedrijven bieden ook online printbeheerdiensten aan hun klanten aan. Online services voor printersoftware en documentbeheer worden meestal gecombineerd met technische ondersteuning op locatie voor hardwareproblemen. In het geval van softwareproblemen meldt een client met online-ondersteuning zich meestal aan bij een bestaand account en start een verzoek dat vervolgens wordt beantwoord via livechat of e-mail.
Voor documentbeheer kunnen klanten normaal gesproken inloggen op hun account, de documenten bestellen die ze willen afdrukken, het benodigde materiaal uploaden om het document te produceren en vervolgens betalen voor het product. Het product wordt meestal binnen enkele werkdagen aan het bedrijf geleverd. Online printbeheerdiensten zijn meestal een aantrekkelijke optie voor grote bedrijven die mogelijk zware workflowperioden hebben en de extra hulp kunnen gebruiken bij het voltooien van cruciale projecten. Vaak is het goedkoper om het drukwerk uit te besteden in plaats van te betalen voor extra middelen en personeel om het werk in eigen beheer te voltooien.
Externe services voor afdrukbeheer omvatten meestal ondersteuning van printerhardware en -software voor netwerkprinters in grote bedrijven. Het servicebedrijf installeert normaal gesproken controlesoftware op het computernetwerk van het bedrijf. De software controleert meestal op hardwarefouten of storingen tijdens het controleren van de tonerniveaus van de printer en het clientgebruik. Afdrukbeheer op afstand varieert afhankelijk van de gebruikte software en het niveau van controle door het servicebedrijf. Als het niveau van controle over de printerresources van een bedrijf te hoog is, kunnen klanten gefrustreerd en ontevreden raken over de service.
Bedrijven met on-demand printbeheerservices hebben doorgaans speciale software geïnstalleerd op hun netwerkprinters. Door de software te gebruiken, kunnen ze ondersteuning voor printersoftware en documentbeheer aanvragen. Ondersteuning op aanvraag is vaak duurder omdat het in wezen een speciale externe service is. Meestal gebruiken grote bedrijven met grotere printbehoeften diensten op aanvraag. Bedrijven met veel cruciale projecten die op korte deadlines moeten worden voltooid, kunnen vooral profiteren van een on-demand oplossing.