Wat is een intelligent document?
Een intelligent document is een specifiek type interactief, elektronisch document. Het verschilt van een standaard elektronisch document doordat het dynamisch is en kan worden gepersonaliseerd. Bedrijven van marketingbedrijven tot commerciële lease-entiteiten kunnen profiteren van de integratie van intelligente documenten in hun activiteiten, omdat het gebruik ervan hen tijd en middelen kan besparen door specifieke gegevens onmiddellijk weer te geven.
Indelingen voor intelligente documenten zijn onder meer Adobe® PDF, Microsoft® InfoPath®, Cardiff-software en XForms by W3C®. DocFire ™, Exari en Intelledox kunnen ook worden beschouwd als onderdeel van de intelligente documentoplossing. Elk van deze stukjes software kan worden geprogrammeerd om te helpen bij de productie en het gebruik van intelligente documenten. Ze zijn ook gebaseerd op XML, wat betreft de gebruikte gegevens.
Een intelligent document onderscheidt zich op een fundamentele manier van het gemiddelde elektronische document. Terwijl van een standaard elektronisch document kan worden gezegd dat het de digitale versie van een stuk papier is, is een intelligent document interactief en kan dynamisch zijn. Interactieve elektronische documenten zorgen voor een hoge personalisatie van documenten voor de gebruiker of de kijker.
Gepersonaliseerde webpagina's, presentaties en formulieren die veranderen op verzoek van de gebruiker kunnen als intelligente documenten worden beschouwd. Ze werken meestal in combinatie met internet en een soort serversoftware. Deze dingen helpen het intelligente document tot leven te brengen, het dynamisch te houden en te reageren op invoer.
De toepassingen voor een intelligent document zijn talrijk. Deze documenten kunnen bedrijven helpen hun activiteiten te stroomlijnen, helpen met protocollen voor klantenservice en kosten besparen. Bepaalde bedrijven die vertrouwen op steeds veranderende gegevens, zoals marketingbedrijven, kunnen ook intelligente documenten toepassen op hun bedrijfspraktijken. Marketingbedrijven die bijvoorbeeld intelligente documenten gebruiken om direct marketingmateriaal automatisch te vullen met persoonlijke informatie van prospects, hebben een betere kans om hun doelmarkten te bereiken en hun conversiepercentages te verhogen. Ze kunnen ook hun merken stollen, klanten beter behouden en de kosten van marketing verlagen door intelligente documenten te gebruiken.
Een voorbeeld van een praktische toepassing van intelligente documenten betreft commerciële leasing en uitlening. Deze industrie is gebaseerd op het idee dat verschillende entiteiten zullen lenen en leasen voor zakelijke doeleinden en voor specifieke tijdsperioden, zodat intelligente documenten de entiteiten kunnen helpen bij het lenen en leasen. Intelligente documenten kunnen de uitleen- en leasemiddelen voorzien van documenten die op intelligente wijze zijn geprogrammeerd om de naam van de huurder en andere persoonlijke informatie weer te geven. Dit kan de lessor tijd en middelen besparen bij het proberen deals af te ronden.