¿Qué es la gestión de contenido?
Hay varios tipos de información o contenido disponibles en Internet. Este contenido requiere organización a través de varios medios diferentes, dependiendo de su tipo. Controlar esta información de manera ordenada se conoce como gestión de contenido.
También conocida como CM, la gestión de contenido incluye cualquier tecnología, técnica y proceso que una empresa pueda necesitar para mantener su contenido. Dichos sistemas pueden incluir plataformas de publicación, soporte de recopilación, publicación y uso compartido de archivos, y muchos otros tipos de administración. Algunas empresas pueden desarrollar procesos internos para estos medios. Otros pueden contratar compañías específicas que se especializan en la gestión de contenido o comprar software para ayudarlos a manipular sus archivos.
La gestión de cada pieza de contenido varía según su tipo. El contenido puede ser en forma de palabras básicas o composición de oraciones. Este puede ser el caso en términos de sitios web de noticias, artículos informativos o instrucciones prácticas. También puede contener enlaces de hipertexto que dirigen al lector a información adicional.
El contenido digital puede ser mucho más complejo. Puede existir en archivos multimedia, como archivos de video o audio. Cuando una empresa tiene que administrar este tipo de archivos, puede requerir soporte técnico adicional y espacio de almacenamiento virtual.
Por lo general, se utiliza un sistema de administración de contenido o CMS para controlar la administración de contenido. Dicho sistema no solo varía con los tipos de contenido que se administran, sino también con las necesidades que pueda tener la empresa propietaria del contenido. Algunas empresas solo pueden tener uno o dos empleados que requieren acceso al contenido. Esta situación solo puede requerir herramientas simples de administración de contenido.
Otras empresas pueden necesitar múltiples trabajadores para editar o ver su contenido. Estas compañías pueden necesitar sistemas de administración de contenido más complejos para mantener su información organizada. Si esto ocurre, generalmente también se requiere capacitación para el sistema para los empleados.
Los sistemas para gestionar contenido también pueden proporcionar otras herramientas para las empresas. Además de publicar, editar y almacenar, algunos sistemas permiten la colaboración entre los empleados. Esto puede ser útil cuando los empleados son remotos o no todos trabajan en la misma ubicación. A menudo, las tareas también pueden asignarse a través de un sistema de gestión de contenido. Muchas empresas prefieren un sistema de administración de contenido que permita archivar o eliminar contenido antiguo que ya no se usa para ahorrar espacio e ingresos.
Cuando se usa este tipo de sistema, generalmente se permiten varios roles. Se proporciona un creador con las herramientas para crear nuevo contenido y realizar cambios en él, mientras que un editor también puede realizar cambios y puede tener un conjunto de herramientas ligeramente diferente disponible. El editor puede ser responsable de preparar el contenido para su visualización pública, mientras que un administrador supervisa todo el proceso y otorga permisos para el acceso a tareas y herramientas. A otros empleados se les puede otorgar acceso de espectador o invitado para ver, pero no cambiar, los documentos.