Wat is inhoudsbeheer?
Verschillende soorten informatie of inhoud zijn beschikbaar via internet. Deze inhoud vereist organisatie op verschillende manieren, afhankelijk van het type. Het beheren van deze informatie op een geordende manier staat bekend als content management.
Content management, ook bekend als CM, omvat alle technologieën, technieken en processen die een bedrijf nodig heeft om hun content te onderhouden. Zulke systemen kunnen publicatieplatforms, collectieondersteuning, het publiceren en delen van bestanden en vele andere soorten beheer omvatten. Sommige bedrijven kunnen hiervoor interne processen ontwikkelen. Anderen kunnen specifieke bedrijven inhuren die gespecialiseerd zijn in het beheren van inhoud, of software kopen om hen te helpen hun bestanden te manipuleren.
Het beheer van elk stuk inhoud is afhankelijk van het type. Inhoud kan de vorm hebben van basiswoorden of zinsamenstelling. Dit kan het geval zijn in termen van nieuwswebsites, informatieve artikelen of instructies. Het kan ook hypertext-koppelingen bevatten die de lezer naar aanvullende informatie verwijzen.
Digitale inhoud kan veel complexer zijn. Het kan voorkomen in multimediabestanden, zoals video- of audiobestanden. Wanneer een bedrijf dit soort bestanden moet beheren, hebben ze mogelijk extra technische ondersteuning en virtuele opslagruimte nodig.
Gewoonlijk wordt een contentmanagementsysteem of CMS gebruikt om contentbeheer te beheren. Een dergelijk systeem varieert niet alleen met de soorten inhoud die wordt beheerd, maar ook met de behoeften die het bedrijf dat de inhoud bezit, kan hebben. Sommige bedrijven hebben mogelijk slechts één of twee werknemers die toegang tot de inhoud nodig hebben. Deze situatie vereist mogelijk alleen eenvoudige hulpmiddelen voor inhoudbeheer.
Andere bedrijven hebben mogelijk meerdere werknemers nodig om hun inhoud te bewerken of te bekijken. Deze bedrijven hebben mogelijk meer complexe contentmanagementsystemen nodig om hun informatie georganiseerd te houden. Als dit gebeurt, is meestal ook een training voor het systeem vereist voor werknemers.
Systemen voor het beheren van inhoud kunnen ook andere hulpmiddelen voor bedrijven bieden. Naast publiceren, bewerken en opslaan, maken sommige systemen samenwerking tussen werknemers mogelijk. Dit kan handig zijn wanneer werknemers op afstand werken of niet allemaal op dezelfde locatie werken. Taken kunnen vaak ook worden toegewezen via een contentmanagementsysteem. Veel bedrijven geven de voorkeur aan een inhoudbeheersysteem waarmee oude inhoud die niet meer wordt gebruikt, kan worden gearchiveerd of verwijderd om ruimte en inkomsten te besparen.
Bij het gebruik van dit type systeem zijn meestal meerdere rollen toegestaan. Een maker krijgt de tools om nieuwe inhoud te maken en er wijzigingen in aan te brengen, terwijl een editor ook wijzigingen kan aanbrengen en mogelijk een iets andere set tools beschikbaar heeft. De uitgever kan verantwoordelijk zijn voor het voorbereiden van inhoud voor openbare weergave, terwijl een beheerder het hele proces overziet en machtigingen verleent voor toegang tot taken en tools. Aan andere werknemers kan kijker of gast toegang worden verleend om documenten te bekijken, maar niet te wijzigen.