¿Qué es la gestión de impresiones?
La gestión de impresiones puede tener muchas definiciones. Se puede describir mejor como control, mantenimiento y monitoreo de un entorno de impresión y sus niveles de productividad. En general, un administrador que participa en la gestión de impresiones puede administrar todas las impresoras en su red. Se le proporciona actualizaciones de estado en tiempo real sobre las impresoras y la red en la que operan. En esencia, puede administrar numerosas impresoras y sus entornos de una computadora. Si el administrador no participara en actividades de gestión de impresoras, es posible que tenga que atender a cada computadora individualmente.
La gestión de la impresión está destinada a proporcionar a las empresas y organizaciones las herramientas para aprovechar al máximo sus recursos. El espacio, el hardware, el software y el tiempo, como con los plazos, se consideran cuando se intentan optimizar las operaciones de impresión. Los propietarios de negocios pueden optar por externalizar sus actividades de gestión de impresión y prestar atención a los consejos de profesionales que brindan servicios de gestión de impresión. FO por ejemplo, un servicio de gestión de impresión de terceros puede evaluar los procesos de impresión de una empresa y ofrecer sugerencias como actualizaciones de hardware y software, la reubicación de equipos o la adición de un empleado para aumentar la productividad.
Los informes proporcionados por las actividades básicas de gestión de impresiones pueden ayudar a un administrador a mantenerse al tanto de lo que está sucediendo en su entorno de impresión. Si un administrador identifica las actividades que cree que pueden contribuir a un problema más adelante, puede tomar medidas para cambiar esos comportamientos en el entorno de impresión. Por ejemplo, un administrador que se da cuenta de que se desperdicia el papel puede imponer límites de impresión o requerir que los usuarios utilicen opciones que permitan la impresión de doble cara.
La gestión de impresiones también puede ayudar a un administrador en sus esfuerzos de resolución de problemas. Las notificaciones y scripts se pueden enviar de forma remota a través del sistema para abordar los problemas. EstosLos problemas pueden variar en alcance desde simples cambios en el tóner y el papel hasta las fallas del sistema. Dado que los pequeños problemas se capturan antes de convertirse en los más grandes, la necesidad de un importante soporte técnico se puede reducir.
Además de racionalizar las operaciones, la gestión de la impresión puede ayudar a ahorrar dinero y aumentar la productividad para una empresa u organización. Por ejemplo, las actividades de gestión de impresiones beneficiosas incluyen aquellas que reducen el desperdicio y minimizan la cantidad de reparaciones requeridas para mantener un entorno de impresión operativo. Para experimentar verdaderamente los beneficios de la gestión de impresiones, los cambios deberán realizarse de acuerdo con las necesidades específicas de una empresa.