O que é gerenciamento de impressão?
O gerenciamento de impressão pode ter muitas definições. Pode ser melhor descrito como controlar, manter e monitorar um ambiente de impressão e seus níveis de produtividade. Geralmente, um administrador que se dedica ao gerenciamento de impressão pode gerenciar todas as impressoras em sua rede. Ele recebe atualizações de status em tempo real nas impressoras e na rede em que operam. Em essência, ele pode gerenciar várias impressoras e seus ambientes em um computador. Se o administrador não estava envolvido em atividades de gerenciamento de impressoras, ele pode precisar cuidar de cada computador individualmente.
O gerenciamento de impressão visa fornecer às empresas e organizações as ferramentas para aproveitar ao máximo seus recursos. Espaço, hardware, software e tempo - como nos prazos - são considerados ao tentar otimizar as operações de impressão. Os empresários podem optar por terceirizar suas atividades de gerenciamento de impressão e seguir o conselho de profissionais que fornecem serviços de gerenciamento de impressão. Por exemplo, um serviço de gerenciamento de impressão de terceiros pode avaliar os processos de impressão de uma empresa e oferecer sugestões como atualizações de hardware e software, a realocação de equipamentos ou a adição de um funcionário para aumentar a produtividade.
Os relatórios fornecidos pelas atividades básicas de gerenciamento de impressão podem ajudar um administrador a acompanhar o que está acontecendo em seu ambiente de impressão. Se um administrador identificar atividades que ele acha que podem contribuir para um problema posteriormente, ele poderá tomar medidas para alterar esses comportamentos no ambiente de impressão. Por exemplo, um administrador que percebe o desperdício de papel pode impor limites de impressão ou exigir que os usuários utilizem opções que permitam impressão em frente e verso.
O gerenciamento de impressão também pode ajudar um administrador em seus esforços de solução de problemas. Notificações e scripts podem ser enviados remotamente pelo sistema para solucionar problemas. Esses problemas podem variar desde simples trocas de toner e papel até falhas no sistema. Como pequenos problemas são detectados antes de se tornarem maiores, a necessidade de suporte técnico importante pode ser reduzida.
Além de simplificar as operações, o gerenciamento de impressão pode ajudar a economizar dinheiro e aumentar a produtividade de uma empresa ou organização. Por exemplo, atividades benéficas de gerenciamento de impressão incluem aquelas que reduzem o desperdício e minimizam a quantidade de reparos necessários para manter um ambiente de impressão operacional. Para experimentar realmente os benefícios do gerenciamento de impressão, serão necessárias alterações de acordo com as necessidades específicas de uma empresa.