Co to jest zarządzanie drukowaniem?
Zarządzanie drukowaniem może mieć wiele definicji. Można to najlepiej opisać jako kontrolowanie, utrzymanie i monitorowanie środowiska drukowania i jego poziomów wydajności. Zasadniczo administrator, który zajmuje się zarządzaniem drukowaniem, może zarządzać wszystkimi drukarkami w swojej sieci. Zapewnia on aktualizacje stanu drukarki i sieci, w której działają, w czasie rzeczywistym. Zasadniczo może zarządzać wieloma drukarkami i ich środowiskami z jednego komputera. Jeśli administrator nie był zaangażowany w czynności związane z zarządzaniem drukarką, być może będzie musiał zająć się każdym komputerem osobno.
Zarządzanie drukowaniem ma na celu zapewnienie firmom i organizacjom narzędzi pozwalających w pełni wykorzystać ich zasoby. Przestrzeń, sprzęt, oprogramowanie i czas - podobnie jak terminy - są brane pod uwagę przy próbie usprawnienia operacji drukowania. Właściciele firm mogą zdecydować się na outsourcing działań związanych z zarządzaniem drukowaniem i posłuchać porady profesjonalistów świadczących usługi zarządzania drukowaniem. Na przykład zewnętrzna usługa zarządzania drukiem może oceniać procesy drukowania w firmie i oferować sugestie, takie jak aktualizacje sprzętu i oprogramowania, przeniesienie sprzętu lub dodanie pracownika w celu zwiększenia wydajności.
Raporty dostarczone przez podstawowe czynności zarządzania drukowaniem mogą pomóc administratorowi w kontrolowaniu tego, co dzieje się w jego środowisku drukowania. Jeśli administrator zidentyfikuje działania, które jego zdaniem mogą przyczynić się do powstania problemu, może podjąć kroki w celu zmiany tych zachowań w środowisku drukowania. Na przykład administrator, który zauważa marnowanie papieru, może nałożyć ograniczenia drukowania lub wymagać od użytkowników korzystania z opcji umożliwiających drukowanie dwustronne.
Zarządzanie drukowaniem może również pomóc administratorowi w rozwiązywaniu problemów. Powiadomienia i skrypty mogą być wysyłane zdalnie przez system w celu rozwiązania problemów. Problemy te mogą obejmować zakres od prostych zmian tonera i papieru po awarie systemu. Ponieważ małe problemy są wychwytywane, zanim przekształcą się w większe, potrzeba poważnego wsparcia technicznego może zostać zmniejszona.
Oprócz usprawnienia operacji zarządzanie drukowaniem może pomóc w oszczędzaniu pieniędzy i zwiększeniu produktywności firmy lub organizacji. Na przykład korzystne działania związane z zarządzaniem drukowaniem obejmują te, które zmniejszają straty i minimalizują liczbę napraw wymaganych do utrzymania środowiska drukowania. Aby naprawdę doświadczyć korzyści płynących z zarządzania drukowaniem, należy wprowadzić zmiany zgodnie ze specyficznymi potrzebami firmy.