Wat is afdrukbeheer?

Afdrukbeheer kan vele definities hebben. Het kan het best worden omschreven als het besturen, onderhouden en bewaken van een printomgeving en zijn productiviteitsniveaus. Over het algemeen kan een beheerder die zich bezighoudt met afdrukbeheer alle printers in zijn netwerk beheren. Hij krijgt realtime statusupdates op printers en het netwerk waarop ze actief zijn. In wezen kan hij meerdere printers en hun omgevingen beheren vanaf één computer. Als de beheerder zich niet bezighoudt met printerbeheeractiviteiten, moet hij mogelijk voor elke computer afzonderlijk zorgen.

Afdrukbeheer is bedoeld om bedrijven en organisaties de middelen te bieden om hun middelen optimaal te benutten. Ruimte, hardware, software en tijd - net als bij deadlines - worden allemaal in overweging genomen bij een poging om printbewerkingen te stroomlijnen. Bedrijfseigenaren kunnen ervoor kiezen om hun printbeheeractiviteiten uit te besteden en acht te slaan op het advies van professionals die printmanagementdiensten leveren. Een afdrukbeheerservice van derden kan bijvoorbeeld de afdrukprocessen van een bedrijf beoordelen en suggesties doen zoals hardware- en software-upgrades, de verplaatsing van apparatuur of de toevoeging van een medewerker om de productiviteit te verhogen.

Rapporten die worden geleverd door elementaire printbeheeractiviteiten kunnen een beheerder helpen om op de hoogte te blijven van wat er gebeurt in zijn printomgeving. Als een beheerder activiteiten identificeert waarvan hij denkt dat deze later kunnen bijdragen aan een probleem, kan hij stappen ondernemen om dat gedrag in de afdrukomgeving te veranderen. Een beheerder die merkt dat papier wordt verspild, kan bijvoorbeeld afdruklimieten opleggen of eisen dat gebruikers opties gebruiken die dubbelzijdig afdrukken mogelijk maken.

Afdrukbeheer kan een beheerder ook helpen bij het oplossen van problemen. Meldingen en scripts kunnen op afstand via het systeem worden verzonden om problemen aan te pakken. Deze problemen kunnen variëren van eenvoudige toner- en papierwisselingen tot systeemstoringen. Aangezien kleine problemen worden opgemerkt voordat ze grotere worden, kan de behoefte aan grote technische ondersteuning worden verminderd.

Naast het stroomlijnen van activiteiten, kan printbeheer helpen bij het besparen van geld en het verhogen van de productiviteit voor een bedrijf of organisatie. Tot de voordelige activiteiten voor afdrukbeheer behoren bijvoorbeeld activiteiten die verspilling verminderen en de hoeveelheid reparaties minimaliseren die nodig zijn om een ​​afdrukomgeving operationeel te houden. Om echt de voordelen van printbeheer te ervaren, moeten wijzigingen worden aangebracht op basis van de specifieke behoeften van een bedrijf.