¿Cómo puedo crear un sistema de archivo organizado?
La creación de un sistema de archivo organizado mantendrá una oficina funcionando más bien, ya sea que trabaje desde casa o en un gran espacio de trabajo compartido. Un sistema de archivo organizado lógico es crucial cuando múltiples individuos utilizan los mismos archivos, ya que permitirá a todos acceder de manera rápida y fácil la información que necesitan. Si está organizando su sistema de archivo, planifique reservar al menos un día para hacerlo, de modo que no pierda el rastro de lo que está haciendo en el medio del proceso.
Para comenzar a hacer un sistema de archivo organizado, divida su trabajo en dos categorías: activo y archivo. El material activo incluiría elementos de acción pendientes, proyectos en curso o material de lectura que debe ser fácilmente accesible. El material de archivo incluye datos que no necesitan estar fácilmente disponibles. Planee dejar de lado el espacio al lado de su escritorio para sus artículos activos y otra área de archivo para el trabajo de archivo. También planifique un horario de descarte para los archivos. Considerarr Restricciones legales Antes de descartar material archivado: algunas empresas deben mantener los registros financieros a mano durante un período de tiempo establecido, por ejemplo.
Considere el tipo de materiales activos que tiene en curso cuando crea un sistema de archivo organizado. Si usted es un contador, por ejemplo, es posible que tenga facturas abiertas, cuentas por pagar, cuentas adeudadas e informes de ganancias y pérdidas para el trimestre en el que está trabajando. Si es un diseñador, es posible que tenga varios proyectos en curso para varios clientes, muestras pendientes, ofertas en las que está esperando una respuesta, etc. Construya un conjunto de categorías sueltas para su sistema de archivo organizado y planee hacer subcategorías dentro de las categorías generales. De esta manera, sabe que puede encontrar todas las facturas pendientes, por ejemplo, en una ubicación central. Dentro de esa ubicación, las facturas pueden ser organizadas alfabéticamente por el proveedor, en orden de cantidad,o de alguna otra manera eso tiene sentido para ti.
Luego configure sus carpetas de archivo. Al crear un sistema de archivo organizado, planifique usar un método que sea lógico para usted y para otros en el entorno de la oficina. Quizás desee organizar archivos alfabéticamente por proyecto. En una pequeña oficina donde los archivos se mantienen en una ubicación central, los archivos probablemente deberían romperse por tema: proyectos, registros financieros, manuales de usuarios, etc. Dentro de cada categoría amplia, haga carpetas más pequeñas.
Cuando realice carpetas para un sistema de archivo organizado, use fuentes grandes y fáciles de leer en las pestañas que se destacan muy por encima del resto de la carpeta, para que pueda encontrar rápidamente una sección. También puede encontrar útil usar pestañas o archivos codificados por colores, para que pueda ver un desglose visual claro entre categorías. Mantenga un stock de carpetas, pestañas y equipo a la mano para que pueda hacer más archivos cuando sea necesario: no sucumbir a la tentación de una bandeja "para ser archivada".
Una vezHan construido el esqueleto de su sistema de archivo organizado, luego puede integrar todo el papel y el material impreso que debe archivarse. Vacíe todos sus archivadores, bandejas pendientes y otras pilas de papel. Pase por todo el material, primero determinando lo que debe mantenerse y lo que debe desecharse. No se necesitan todos los pedazos de papel: mantenga el material relevante o útil y elimine el resto. Su sistema de presentación no debe contener cada pedazo de papel jamás utilizado en la historia del negocio. A medida que purga, ordene el material en categorías activas o de archivo, y preséntelo en el área apropiada.
Una vez que haya creado un sistema de archivo organizado, probablemente encontrará que su vida es mucho más fácil. Mantenga el sistema con purgas frecuentes de material antiguo y manténgase encima de su presentación para evitar que el material se acumule.