Hvordan kan jeg lage et organisert arkiveringssystem?
Å lage et organisert arkiveringssystem vil holde et kontor i gang jevnere, enten du jobber hjemmefra eller i et stort delt arbeidsområde. Et logisk organisert arkiveringssystem er avgjørende når flere individer benytter seg av de samme filene, fordi det vil tillate alle å raskt og enkelt få tilgang til informasjonen de trenger. Hvis du organiserer arkiveringssystemet ditt, planlegger du å sette av minst en dag til å gjøre det, slik at du ikke mister oversikten over hva du gjør midt i prosessen.
For å begynne å lage et organisert arkiveringssystem, kan du dele arbeidet ditt i to kategorier: aktivt og arkiv. Aktivt materiale vil omfatte ventende handlinger, pågående prosjekter eller lesestoff som må være lett tilgjengelig. Arkiveringsmateriale inkluderer data som ikke trenger å være lett tilgjengelig. Planlegg å sette av plass ved siden av skrivebordet ditt for dine aktive varer, og et annet arkivområde for arkivarbeid. Planlegg også en kassplan for arkiver. Se pår juridiske begrensninger før du kasserer arkivert materiale: Noen virksomheter må føre økonomiske poster for hånden i en bestemt periode, for eksempel.
Tenk på hvilken type aktive materialer du har pågår når du oppretter et organisert arkiveringssystem. Hvis du for eksempel er regnskapsfører, kan du ha åpne fakturaer, betalbare kontoer, forfalte kontoer og overskudd og tap for kvartalet du jobber i. Hvis du er en designer, kan du ha flere pågående prosjekter for forskjellige kunder, prøver i påvente, bud som du venter på svar på, og så frem. Konstruer et sett med løse kategorier for ditt organiserte arkiveringssystem, og planlegg å lage underkategorier innenfor de generelle kategoriene. På denne måten vet du at du kan finne alle ventende fakturaer, for eksempel på ett sentralt sted. Innenfor dette stedet kan fakturaene organiseres alfabetisk av leverandør, i rekkefølge, i rekkefølge,eller på en annen måte som gir mening for deg.
Sett opp arkivmappene dine. Når du oppretter et organisert arkiveringssystem, planlegger du å bruke en metode som er logisk for deg og andre i kontormiljøet. Kanskje du vil organisere arkiver alfabetisk etter prosjekt. På et lite kontor der filer oppbevares på et sentralt sted, bør arkiver sannsynligvis brytes opp av emnet: prosjekter, økonomiske poster, brukerhåndbøker og så videre. Innenfor hver brede kategori, lag mindre mapper.
Når du lager mapper for et organisert arkiveringssystem, bruker du store, enkle å lese skrifter på faner som skiller seg ut godt over resten av mappen, slik at du raskt kan finne en seksjon. Du kan også synes det er nyttig å bruke fargekodede faner eller filer, slik at du kan se et tydelig visuelt sammenbrudd mellom kategoriene. Oppbevar et lager av mapper, faner og utstyr for hånden, slik at du enkelt kan lage flere filer når du trenger: Ikke bukk under for fristelsen til et "å bli arkivert" brett.
En gang duHar bygget skjelettet til det organiserte arkiveringssystemet ditt, så kan du integrere alt papiret og trykt materiale som må arkiveres. Tøm ut alle arkivskapene dine, i påvente av brett og andre papirbunker. Gå gjennom alt materialet, og bestemme først hva som må holdes og hva som må kastes. Ikke alle papirer må lagres: hold det aktuelle eller nyttige materialet og bli kvitt resten. Arbeidssystemet ditt skal ikke inneholde hvert eneste papir som noen gang er brukt i virksomhetens historie. Når du renser, sorterer du materiale til aktive eller arkivkategorier, og arkiverer det i det aktuelle området.
Når du har opprettet et organisert arkiveringssystem, vil du sannsynligvis oppleve at livet ditt er mye enklere. Oppretthold systemet med hyppige renselser av gammelt materiale, og hold deg på toppen av arkiveringen for å forhindre at materiale samles.