조직화 된 제출 시스템을 어떻게 만들 수 있습니까?

조직화 된 제출 시스템을 만들면 집에서 일하거나 대규모 공유 작업 공간에서 사무실을 더 원활하게 운영 할 수 있습니다. 논리적 구성된 제출 시스템은 여러 개인이 동일한 파일을 사용할 때 중요합니다. 모든 사람이 필요한 정보에 빠르고 쉽게 액세스 할 수 있기 때문입니다. 파일링 시스템을 구성하는 경우, 최소한 하루를 따로 설정할 계획을 세우십시오. 따라서 프로세스의 중간에서 수행하는 작업을 추적하지 않도록하십시오.

조직화 된 파일 시스템을 만들기 시작하려면 작업을 두 가지 범주, 즉 활성 및 보관으로 나눕니다. 활성 자료에는 보류중인 행동 품목, 진행중인 프로젝트 또는 쉽게 액세스 할 수있는 독서 자료가 포함됩니다. 보관 자료에는 쉽게 구할 필요가없는 데이터가 포함되어 있습니다. 활성 품목에 대한 책상 옆의 공간과 보관 작업을위한 다른 서류 공간을 따로 설정할 계획을 세우십시오. 또한 아카이브의 폐기 일정을 계획하십시오. 고려합니다R 아카이브 자료를 버리기 전의 법적 제약 : 일부 비즈니스는 예를 들어 정해진 기간 동안 재무 기록을 유지해야합니다.

체계적인 파일링 시스템을 만들 때 진행중인 활성 재료의 유형을 고려하십시오. 예를 들어 회계사 인 경우, 일하는 분기에 대한 개방형 송장, 지불금, 계정 및 이익 손실 보고서가있을 수 있습니다. 디자이너 인 경우 다양한 고객을위한 몇 가지 진행중인 프로젝트, 보류중인 샘플, 응답을 기다리는 입찰 등이있을 수 있습니다. 체계적인 파일링 시스템에 대한 느슨한 범주 세트를 구성하고 일반 범주 내에서 하위 범주를 만들기 위해 계획하십시오. 이런 식으로, 당신은 예를 들어 하나의 중앙 위치에서 보류중인 송장을 찾을 수 있다는 것을 알고 있습니다. 해당 위치 내에서 송장은 공급 업체에 의해 알파벳순으로 구성 될 수 있습니다.아니면 당신에게 말이되는 다른 방법으로.

그런 다음 보관 폴더를 설정하십시오. 체계적인 파일링 시스템을 만들 때 사무실 환경에서 귀하와 다른 사람들에게 논리적 인 방법을 사용하십시오. 아마도 당신은 프로젝트에 의해 알파벳순으로 아카이브를 조직하고 싶을 것입니다. 파일이 중앙 위치에 보관되는 소규모 사무실에서는 프로젝트, 재무 기록, 사용자 매뉴얼 등과 같은 주제에 의해 아카이브가 분해되어야합니다. 각각의 광범위한 범주 내에서 더 작은 폴더를 만드십시오.

체계적인 파일링 시스템을 위해 폴더를 만들 때 나머지 폴더보다 눈에 띄는 탭에서 크고 쉽게 읽을 수있는 글꼴을 사용하여 섹션을 빠르게 찾을 수 있습니다. 또한 색상 코딩 된 탭이나 파일을 사용하여 카테고리간에 명확한 시각적 고장을 볼 수 있도록 도움이 될 수도 있습니다. 필요할 때 더 많은 파일을 쉽게 만들 수 있도록 폴더, 탭 및 장비의 재고를 보관하십시오.“제출 될”트레이의 유혹에 굴복하지 마십시오.

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일단 당신조직화 된 제출 시스템의 골격을 구축 한 다음 제출 해야하는 모든 용지 및 인쇄물을 통합 할 수 있습니다. 모든 제출 캐비닛, 계류중인 트레이 및 기타 종이 더미를 비우십시오. 먼저 모든 재료를 거쳐서 먼저 무엇을 유지 해야하는지, 무엇을 버려야하는지 결정하십시오. 모든 종이를 저장할 필요는 없습니다. 관련 또는 유용한 자료를 유지하고 나머지를 제거하십시오. 귀하의 파일링 시스템에는 비즈니스 역사에 사용 된 모든 단일 용지가 포함되어서는 안됩니다. 퍼지 할 때 자료를 활성 또는 보관소로 분류하고 해당 영역에 제출하십시오.

일단 조직화 된 제출 시스템을 만들면 아마도 당신의 삶이 훨씬 쉬울 것입니다. 오래된 재료의 빈번한 퍼지로 시스템을 유지하고 자료가 축적되는 것을 방지하기 위해 신고 위에 머물러 있습니다.