Comment puis-je créer un système de classement organisé?
La création d'un système de classement organisé maintiendra un bureau plus facilement, que vous travailliez à domicile ou dans un grand espace de travail partagé. Un système de classement organisé logique est crucial lorsque plusieurs personnes utilisent les mêmes fichiers, car cela permettra à chacun d'accéder rapidement et facilement aux informations dont ils ont besoin. Si vous organisez votre système de classement, prévoyez de mettre de côté au moins une journée pour le faire, afin que vous ne perdrez pas la trace de ce que vous faites au milieu du processus.
Pour commencer à créer un système de classement organisé, divisez votre travail en deux catégories: actif et archival. Le matériel actif comprendrait des articles d'action en attente, des projets en cours ou du matériel de lecture qui doit être facilement accessible. Le matériel d'archives comprend des données qui n'ont pas besoin d'être facilement disponibles. Prévoyez de réserver de l'espace à côté de votre bureau pour vos articles actifs et une autre zone de classement pour les travaux d'archives. Planifiez également un calendrier de rejet pour les archives. Considérerr Contraintes juridiques avant de rejeter les documents archivés: certaines entreprises doivent conserver des dossiers financiers à portée de main pendant une période de temps définie, par exemple.
Considérez le type de matériaux actifs que vous avez en cours lorsque vous créez un système de classement organisé. Si vous êtes un comptable, par exemple, vous pouvez avoir des factures ouvertes, des comptes payables, des comptes dus et des rapports de profit et de perte pour le trimestre dans lequel vous travaillez. Si vous êtes un concepteur, vous pourriez avoir plusieurs projets en cours pour divers clients, échantillons en attente, offres sur lesquelles vous attendez une réponse, etc. Construisez un ensemble de catégories lâches pour votre système de classement organisé et prévoyez de fabriquer des sous-catégories dans les catégories générales. De cette façon, vous savez que vous pouvez trouver toutes les factures en instance, par exemple, dans un endroit central. Dans cet endroit, les factures peuvent être organisées par ordre alphabétique par le vendeur, par ordre de montant,ou d'une autre manière qui a du sens pour vous.
puis configurez vos dossiers d'archives. Lors de la création d'un système de classement organisé, prévoyez d'utiliser une méthode logique pour vous et les autres dans l'environnement de bureau. Vous souhaitez peut-être organiser des archives par ordre alphabétique par projet. Dans un petit bureau où les fichiers sont conservés dans un emplacement central, les archives devraient probablement être brisées par le sujet: projets, dossiers financiers, manuels d'utilisation, etc. Dans chaque catégorie large, faites des dossiers plus petits.
Lorsque vous créez des dossiers pour un système de classement organisé, utilisez de grandes polices faciles à lire sur des onglets qui se démarquent bien au-dessus du reste du dossier, afin que vous puissiez trouver rapidement une section. Vous pouvez également trouver utile d'utiliser des onglets ou des fichiers codés en couleur, afin que vous puissiez voir une ventilation visuelle claire entre les catégories. Gardez un stock de dossiers, d'onglets et d'équipements à portée de main afin que vous puissiez facilement fabriquer plus de fichiers lorsque vous avez besoin de: Ne pas succomber à la tentation d'un plateau «à déposer».
Une fois que vousont construit le squelette de votre système de classement organisé, vous pouvez alors intégrer tout le papier et les matériaux imprimés qui doivent être déposés. Videz tous vos classeurs, plateaux en attente et autres piles de papier. Parcourez tout le matériel, déterminant d'abord ce qui doit être conservé et ce qui doit être jeté. Tous les morceaux de papier ne doivent pas être sauvés: gardez le matériau pertinent ou utile et se débarrassez-vous du reste. Votre système de classement ne doit pas contenir chaque morceau de papier jamais utilisé dans l'histoire de l'entreprise. Lorsque vous purgez, trier le matériel en catégories actives ou archivistiques et la déposer dans la zone appropriée.
Une fois que vous avez créé un système de classement organisé, vous constaterez probablement que votre vie est beaucoup plus facile. Maintenez le système avec des purges fréquentes d'ancien matériau et restez au-dessus de votre dépôt pour empêcher le matériau de s'accumuler.