組織化されたファイリングシステムを作成するにはどうすればよいですか？

組織化されたファイリングシステムを作成すると、自宅で仕事をしているか、大規模な共有ワークスペースで働いていても、オフィスがよりスムーズに実行され続けます。複数の個人が同じファイルを使用する場合、必要な情報に誰もが迅速かつ簡単にアクセスできるため、論理組織化されたファイリングシステムは重要です。ファイリングシステムを整理している場合は、プロセスの途中で自分がしていることを見失わないように、少なくとも1日を取ることを計画してください。

組織化されたファイリングシステムの作成を開始するには、作業を2つのカテゴリに分けます：アクティブとアーカイブ。アクティブ資料には、保留中のアクションアイテム、進行中のプロジェクト、または容易にアクセスできる必要がある読み物が含まれます。アーカイブ資料には、容易に入手できる必要のないデータが含まれています。アクティブなアイテムのために机の隣にスペースを確保し、アーカイブ作業のための別のファイリングエリアを確保することを計画します。また、アーカイブの廃棄スケジュールを計画します。考慮しますrアーカイブされた資料を廃棄する前の法的制約：一部の企業は、たとえば、一定期間、財務記録を手元に置いておく必要があります。

組織化されたファイリングシステムを作成するときに、継続しているアクティブ資料の種類を検討してください。たとえば、あなたが会計士である場合、あなたが働いている四半期のオープンな請求書、買掛金、アカウント、および損失レポートがあるかもしれません。あなたがデザイナーである場合、さまざまなクライアントのためのいくつかの継続的なプロジェクト、保留中のサンプル、応答を待っている入札などがあります。組織化されたファイリングシステムのゆるいカテゴリのセットを構築し、一般カテゴリ内でサブカテゴリを作成することを計画します。このようにして、たとえば1つの中央の場所で、すべての保留中の請求書を見つけることができることを知っています。その場所内で、請求書はベンダーによってアルファベット順に編成され、金額の順に編成される可能性があります。またはあなたにとって理にかなっている他の方法で。

次に、アーカイブフォルダーを設定します。組織化されたファイリングシステムを作成するときは、オフィス環境であなたや他の人にとって論理的な方法を使用することを計画してください。おそらく、プロジェクトごとにアーカイブをアルファベット順に整理したいと考えています。ファイルが中央の場所に保管されている小さなオフィスでは、アーカイブはおそらく、プロジェクト、財務記録、ユーザーマニュアルなど、主題によって分割される必要があります。各広いカテゴリ内で、小さなフォルダーを作成します。

整理されたファイリングシステム用にフォルダーを作成する場合は、フォルダーの残りの部分よりもはるかに上にあるタブ上の大きくて読みやすいフォントを使用して、セクションをすばやく見つけることができます。また、カテゴリ間の明確な視覚的故障を確認できるように、色分けされたタブまたはファイルを使用すると役立つ場合があります。必要に応じて、より多くのファイルを簡単に作成できるように、フォルダー、タブ、および機器のストックを手元に置いておきます。「提出する」トレイの誘惑に屈しないでください。

一度組織化されたファイリングシステムのスケルトンを構築した後、提出する必要があるすべての紙と印刷された素材を統合できます。すべてのファイリングキャビネット、保留中のトレイ、その他の紙のスタックを空にします。すべての素材を調べて、まず何を維持する必要があり、何を捨てる必要があるかを決定します。すべての紙を保存する必要があるわけではありません。関連するまたは有用な素材を保持し、残りを取り除きます。ファイリングシステムには、ビジネスの歴史で使用されたすべての紙を含めるべきではありません。パージするときは、素材をアクティブまたはアーカイブのカテゴリに分類し、適切な領域にファイルします。

組織化されたファイリングシステムを作成したら、おそらくあなたの人生がはるかに簡単であることがわかります。古い素材を頻繁に削ってシステムを維持し、材料の蓄積を防ぐためにファイリングの上にとどまります。