Come posso creare un sistema di archiviazione organizzato?
La creazione di un sistema di archiviazione organizzato manterrà un ufficio in funzione in modo più fluido, sia che tu lavori da casa o in un ampio spazio di lavoro condiviso. Un sistema di archiviazione organizzato logico è cruciale quando più persone utilizzano gli stessi file, perché consentirà a tutti di accedere rapidamente e facilmente alle informazioni di cui hanno bisogno. Se stai organizzando il tuo sistema di archiviazione, pianifica di mettere da parte almeno un giorno per farlo, in modo da non perdere traccia di ciò che stai facendo nel mezzo del processo.
per iniziare a realizzare un sistema di archiviazione organizzato, dividere il tuo lavoro in due categorie: attivo e archiviato. Il materiale attivo includerebbe oggetti d'azione in sospeso, progetti in corso o materiale di lettura che devono essere facilmente accessibili. Il materiale d'archivio include dati che non devono essere prontamente disponibili. Pianifica di mettere da parte lo spazio accanto alla scrivania per i tuoi articoli attivi e un'altra area di archiviazione per il lavoro d'archivio. Pianifica anche un programma di scarto per gli archivi. ConsideraR Vincoli legali prima di scartare il materiale archiviato: alcune aziende devono tenere a portata di mano i registri finanziari per un determinato periodo di tempo.
Considera il tipo di materiali attivi che hai in corso quando si crea un sistema di archiviazione organizzato. Se sei un contabile, ad esempio, potresti avere fatture aperte, conti pagabili, conti dovuti e report di profitti e perdite per il trimestre in cui stai lavorando. Se sei un designer, potresti avere diversi progetti in corso per vari clienti, campioni in corso, offerte che stai aspettando una risposta e così via. Costruisci una serie di categorie sciolte per il sistema di archiviazione organizzato e pianifica di realizzare sottocategorie all'interno delle categorie generali. In questo modo, sai che puoi trovare tutte le fatture in sospeso, ad esempio in una posizione centrale. All'interno di quella posizione, le fatture potrebbero essere organizzate in ordine alfabetico dal venditore, in ordine di importo,o in qualche altro modo ha senso per te.
Quindi impostare le cartelle d'archivio. Quando si crea un sistema di archiviazione organizzato, pianifica di utilizzare un metodo logico per te e altri nell'ambiente di ufficio. Forse vuoi organizzare archivi in ordine alfabetico per progetto. In un piccolo ufficio in cui i file sono conservati in una posizione centrale, gli archivi dovrebbero essere probabilmente suddivisi per soggetto: progetti, registri finanziari, manuali degli utenti e così via. All'interno di ciascuna categoria ampia, crea cartelle più piccole.
Quando si creano cartelle per un sistema di archiviazione organizzato, usa caratteri grandi e facili da leggere nelle schede che si distinguono ben al di sopra del resto della cartella, in modo da poter trovare rapidamente una sezione. Puoi anche trovare utile utilizzare schede o file codificati a colori, in modo da poter vedere una chiara rottura visiva tra le categorie. Tieni a portata di mano uno stock di cartelle, schede e attrezzature in modo da poter facilmente fare più file quando è necessario: non soccombere alla tentazione di un vassoio "da archiviare".
Una volta che tuHai costruito lo scheletro del sistema di archiviazione organizzato, quindi è possibile integrare tutta la carta e il materiale stampato che deve essere archiviato. Svuota tutti i documenti di archiviazione, i vassoi in sospeso e altre pile di carta. Passa attraverso tutto il materiale, determinando prima ciò che deve essere mantenuto e ciò che deve essere gettato via. Non ogni pezzo di carta deve essere salvato: mantenere il materiale pertinente o utile e sbarazzarsi del resto. Il sistema di archiviazione non dovrebbe contenere ogni singolo pezzo di carta mai utilizzato nella storia del business. Man mano che si spurge, ordina il materiale in categorie attive o archiviate e archivialo nell'area appropriata.
Una volta creato un sistema di archiviazione organizzato, probabilmente scoprirai che la tua vita è molto più semplice. Mantieni il sistema con frequenti spurgo di materiale vecchio e mantieni il deposito per impedire l'accumulo di materiale.