Hvordan kan jeg oprette et organiseret arkiveringssystem?
Oprettelse af et organiseret arkiveringssystem vil holde et kontor, der kører mere glat, uanset om du arbejder hjemmefra eller i et stort delt arbejdsområde. Et logisk organiseret arkiveringssystem er afgørende, når flere personer bruger de samme filer, fordi det giver alle mulighed for hurtigt og nemt at få adgang til de oplysninger, de har brug for. Hvis du organiserer dit arkiveringssystem, skal du planlægge at afsætte mindst en dag til at gøre det, så du ikke mister oversigten over, hvad du laver midt i processen.
For at begynde at lave et organiseret arkiveringssystem skal du opdele dit arbejde i to kategorier: aktiv og arkiv. Aktivt materiale vil omfatte afventende handlinger, løbende projekter eller læsemateriale, der skal være let tilgængeligt. Arkivmateriale inkluderer data, der ikke behøver at være let tilgængelige. Planlæg at afsætte plads ved siden af dit skrivebord til dine aktive varer og et andet arkiveringsområde til arkivarbejde. Planlæg også en kasseringsplan for arkiver. Bestårr Juridiske begrænsninger Før kassering af arkiveret materiale: Nogle virksomheder skal føre økonomiske poster til rådighed i et bestemt tidsrum, for eksempel.
Overvej den type aktive materialer, du har løbende, når du opretter et organiseret arkiveringssystem. Hvis du for eksempel er revisor, har du muligvis åbne fakturaer, konti, der skal betales, forfaldne konti og overskud og tabsrapporter for det kvartal, du arbejder i. Hvis du er en designer, har du muligvis flere igangværende projekter til forskellige klienter, afventende prøver, bud, du venter på et svar på, og så videre. Konstruer et sæt løse kategorier til dit organiserede arkiveringssystem, og planlæg at fremstille underkategorier inden for de generelle kategorier. På denne måde ved du, at du kan finde alle verserende fakturaer, for eksempel på et centralt sted. Inden for dette sted kan fakturaerne være organiseret alfabetisk af leverandøren, i rækkefølge af beløb,Eller på en anden måde, der giver mening for dig.
Opsæt derefter dine arkivmapper. Når du opretter et organiseret arkiveringssystem, skal du planlægge at bruge en metode, der er logisk for dig og andre i kontormiljøet. Måske vil du organisere arkiver alfabetisk efter projekt. På et lille kontor, hvor filer opbevares på et centralt sted, bør arkiver sandsynligvis opdeles af emne: projekter, økonomiske poster, brugermanualer osv. Inden for hver bred kategori skal du lave mindre mapper.
Når du fremstiller mapper til et organiseret arkiveringssystem, skal du bruge store, lette at læse skrifttyper på faner, der skiller sig godt ud over resten af mappen, så du hurtigt kan finde et afsnit. Du kan også synes, det er nyttigt at bruge farvekodede faner eller filer, så du kan se en klar visuel sammenbrud mellem kategorier. Opbevar et lager af mapper, faner og udstyr til rådighed, så du nemt kan lave flere filer, når du har brug for: ikke bukke under for fristelsen af en "at blive arkiveret" bakke.
engang digHar bygget skelettet i dit organiserede arkiveringssystem, så kan du integrere alt det papir og trykt materiale, der skal arkiveres. Tøm alle dine arkiveringsskabe, i afventning af bakker og andre stabler af papir. Gå igennem alt materialet, og bestemm først, hvad der skal holdes, og hvad der skal smides væk. Ikke hvert stykke papir skal gemmes: Hold det relevante eller nyttige materiale og slippe af med resten. Dit arkiveringssystem skal ikke indeholde hvert eneste stykke papir, der nogensinde er brugt i virksomhedens historie. Når du renser, sorterer materiale i aktive eller arkivkategorier og arkiverer det i det passende område.
Når du har oprettet et organiseret arkiveringssystem, vil du sandsynligvis opdage, at dit liv er meget lettere. Oprethold systemet med hyppige rensninger af gammelt materiale, og hold dig på toppen af din arkivering for at forhindre materiale i at akkumulere.