Jak mohu vytvořit organizovaný systém archivace?
Vytvoření organizovaného systému podávání podávání bude udržovat hladší provoz kanceláře, ať už pracujete z domova nebo ve velkém sdíleném pracovním prostoru. Logický organizovaný systém podání podání je zásadní, když více jedinců využívá stejné soubory, protože to umožní každému rychle a snadno získat přístup k informacím, které potřebují. Pokud organizujete svůj systém podávání, plánujte vyčlenit alespoň den, abyste to udělali, abyste neztratili přehled o tom, co děláte uprostřed procesu. Aktivní materiál by zahrnoval čekající akční položky, probíhající projekty nebo čtecí materiál, který musí být snadno dostupný. Archivní materiál zahrnuje data, která nemusí být snadno dostupná. Naplánujte si vyčlenit prostor vedle vašeho stolu pro vaše aktivní předměty a další oblast pro archivní práci. Plánujte také rozvrh vyřazení pro archivy. Konsicer Právní omezení před vyřazením archivovaného materiálu: Některé podniky musí například podat finanční záznamy po ruce po ruce.
Zvažte typ aktivních materiálů, které probíhají, když vytvoříte organizovaný systém podávání. Pokud jste například účetní, můžete mít otevřené faktury, splatné účty, účty splatné a zprávy o zisku a ztrátě za čtvrtletí, ve kterém pracujete. Pokud jste designér, můžete mít několik probíhajících projektů pro různé klienty, vzorky čekající, nabídky, na které čekáte na odpověď, a tak dále. Vytvořte sadu volných kategorií pro váš organizovaný systém podávání a plánujte výrobu podkategorií v rámci obecných kategorií. Tímto způsobem víte, že najdete všechny čekající faktury, například na jednom centrálním místě. V rámci tohoto umístění mohou být faktury uspořádány abecedně dodavatelem v pořadí, podle množství,nebo jiným způsobem, který vám dává smysl.
Poté nastavíte své archivní složky. Při vytváření organizovaného systému podávání plánujte použití metody, která je pro vás a ostatní v kancelářském prostředí logická. Možná chcete organizovat archivy abecedně podle projektu. V malé kanceláři, kde jsou soubory uchovávány v centrálním místě, by se archivy měli pravděpodobně rozdělit předmětem: projekty, finanční záznamy, uživatelské příručky atd. V každé široké kategorii vytvořte menší složky.
6 Můžete také považovat za užitečné používat barevné kódované karty nebo soubory, abyste mohli vidět jasné vizuální rozdělení mezi kategoriemi. Udržujte zásobu složek, karet a zařízení po ruce, abyste mohli snadno vytvořit více souborů, pokud potřebujete: Nepodutíte pokušení „poddaní“.JednouVytvořili kostru organizovaného systému podávání podávání, pak můžete integrovat veškerý papír a tištěný materiál, který je třeba podávat. Vyprázdněte všechny vaše záložní skříně, čekající na podnosy a další hromádky papíru. Projděte si veškerý materiál a nejprve určete, co je třeba udržet a co je třeba vyhodit. Ne každý kus papíru musí být uložen: Udržujte relevantní nebo užitečný materiál a zbavte se zbytku. Váš systém podávání by neměl obsahovat každý jednotlivý kus papíru, který se kdy používá v historii podnikání. Při očištění, třídějte materiál do aktivních nebo archivních kategorií a podejte jej do příslušné oblasti.
Jakmile vytvoříte organizovaný systém podání, pravděpodobně zjistíte, že váš život je mnohem snazší. Udržujte systém s častým čisticím prostředkem starého materiálu a zůstaňte na vrcholu podání, abyste zabránili hromadění materiálu.