Wie kann ich ein organisiertes Anmeldesystem erstellen?
Erstellen eines organisierten Einreichungssystems hält ein Büro reibungsloser, unabhängig davon, ob Sie von zu Hause oder in einem großen gemeinsamen Arbeitsbereich arbeiten. Ein logisches organisiertes Einreichungssystem ist entscheidend, wenn mehrere Personen dieselben Dateien verwenden, da jeder schnell und einfach auf die von ihm benötigten Informationen zugreifen kann. Wenn Sie Ihr Anmeldesystem organisieren, planen Sie, mindestens einen Tag dazu beizutragen, damit Sie den Überblick über das, was Sie in der Mitte des Prozesses tun, nicht den Überblick verlieren. Aktives Material würde ausstehende Aktionselemente, laufende Projekte oder Lesematerial enthalten, das leicht zugänglich sein muss. Archivmaterial enthält Daten, die nicht ohne weiteres verfügbar sein müssen. Planen Sie den Platz neben Ihrem Schreibtisch für Ihre aktiven Gegenstände und einen weiteren Anmeldebereich für Archivarbeiten. Planen Sie auch einen Entwurfsplan für Archive. Übernehmenr rechtliche Einschränkungen vor dem Abwerfen von archiviertem Material: Einige Unternehmen müssen beispielsweise für einen festgelegten Zeitraum Finanzunterlagen zur Hand halten.
Betrachten Sie die Art der aktiven Materialien, die Sie bei der Erstellung eines organisierten Einreichungssystems fortsetzen. Wenn Sie zum Beispiel ein Buchhalter sind, haben Sie möglicherweise offene Rechnungen, Konten zu zahlen, Konten fällig sowie Gewinn- und Verlustberichte für das Quartal, in dem Sie arbeiten. Wenn Sie ein Designer sind, haben Sie möglicherweise mehrere laufende Projekte für verschiedene Kunden, Beispiele für eine Antwort, die Sie auf eine Antwort warten und so. Erstellen Sie eine Reihe von losen Kategorien für Ihr organisiertes Einreichungssystem und planen Sie, Unterkategorien in den allgemeinen Kategorien vorzunehmen. Auf diese Weise wissen Sie, dass Sie beispielsweise alle ausstehenden Rechnungen an einem zentralen Ort finden können. An diesem Ort können die Rechnungen in der Reihenfolge der Menge alphabetisch von Anbieter organisiert werden.oder auf eine andere Weise, die für Sie Sinn macht.
Richten Sie dann Ihre Archivordner ein. Planen Sie beim Erstellen eines organisierten Einreichungssystems eine Methode, die für Sie und andere in der Büroumgebung logisch ist. Vielleicht möchten Sie Archive alphabetisch nach Projekt organisieren. In einem kleinen Büro, in dem Dateien an einem zentralen Ort aufbewahrt werden, sollten die Archive wahrscheinlich nach Fach aufgeteilt werden: Projekte, Finanzunterlagen, Benutzerhandbücher usw. Machen Sie in jeder breiten Kategorie kleinere Ordner.
Wenn Sie Ordner für ein organisiertes Einreichungssystem erstellen, verwenden Sie große, einfach zu lesen von Schriftarten auf Registerkarten, die sich deutlich über dem Rest des Ordners abheben, damit Sie schnell einen Abschnitt finden können. Möglicherweise finden Sie es auch hilfreich, farbcodierte Registerkarten oder Dateien zu verwenden, damit Sie eine klare visuelle Aufschlüsselung zwischen den Kategorien sehen können. Halten Sie einen Bestand an Ordnern, Registerkarten und Geräten bereit, damit Sie einfach mehr Dateien erstellen können, wenn Sie: nicht der Versuchung eines "zugeriefen" -Berblähens erliegen.
Einmal SieHaben Sie das Skelett Ihres organisierten Anmeldesystems gebaut, und dann können Sie das gesamte Papier und das gedruckte Material integrieren, das eingereicht werden muss. Leeren Sie alle Ihre Aktenschränke, ausstehenden Tabletts und andere Papierstapel. Gehen Sie das gesamte Material durch und bestimmen Sie zuerst, was aufbewahrt werden muss und was weggeworfen werden muss. Nicht jedes Stück Papier muss gespeichert werden: Halten Sie das relevante oder nützliche Material und beseitigen Sie den Rest. Ihr Aktensystem sollte nicht jedes einzelne Stück Papier enthalten, das jemals in der Geschichte des Geschäfts verwendet wird. Sortieren Sie das Material in aktiven oder Archivkategorien und stellen Sie es im entsprechenden Bereich ein.
Sobald Sie ein organisiertes Anmeldesystem erstellt haben, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Ihr Leben viel einfacher ist. Behalten Sie das System mit häufigen Säuberungen des alten Materials auf und bleiben Sie ganz oben auf Ihrer Anmeldung, um zu verhindern, dass sich Material ansammelt.