Hoe kan ik een georganiseerd archiefsysteem maken?
Het creëren van een georganiseerd archiefsysteem houdt een kantoor soepeler, of u nu vanuit huis werkt of in een grote gedeelde werkruimte. Een logisch georganiseerd archiefsysteem is cruciaal wanneer meerdere personen dezelfde bestanden gebruiken, omdat het iedereen in staat heeft om snel en gemakkelijk toegang te krijgen tot de informatie die ze nodig hebben. Als u uw archiveringssysteem organiseert, bent u van plan om minstens een dag opzij te zetten om dit te doen, zodat u niet uit het oog zult verliezen wat u tijdens het proces doet.
Om een georganiseerd archiefsysteem te maken, deel uw werk in twee categorieën: actief en archief. Actief materiaal zou in afwachting van actie -items, lopende projecten of leesmateriaal zijn dat gemakkelijk toegankelijk moet zijn. Archiefmateriaal bevat gegevens die niet direct beschikbaar hoeven te zijn. Plan om ruimte naast uw bureau opzij te zetten voor uw actieve items en een ander archiveringsgebied voor archiefwerkzaamheden. Plan ook een weggooischema voor archieven. Beschouwenr Juridische beperkingen voordat het gearchiveerd materiaal wordt weggegooid: sommige bedrijven moeten bijvoorbeeld financiële gegevens bij de hand houden voor een bepaalde periode.
Beschouw het type actieve materialen dat u hebt als u een georganiseerd archiefsysteem maakt. Als u bijvoorbeeld een accountant bent, heeft u mogelijk open facturen, te betalen accounts, rekeningen en winst- en verliesrapporten voor het kwartaal waarin u werkt. Als u een ontwerper bent, heeft u mogelijk verschillende lopende projecten voor verschillende klanten, monsters in afwachting, biedingen dat u wacht op een reactie op, enzovoort. Construeer een set losse categorieën voor uw georganiseerde archiefsysteem en ben van plan subcategorieën te maken binnen de algemene categorieën. Op deze manier weet je dat je alle hangende facturen kunt vinden, bijvoorbeeld op één centrale locatie. Binnen die locatie kunnen de facturen alfabetisch worden georganiseerd door de leverancier, in volgorde van hoeveelheid,of op een andere manier is dat logisch voor jou.
Stel vervolgens uw archiefmappen in. Bij het maken van een georganiseerd archiefsysteem, plan dan een methode te gebruiken die logisch is voor u en anderen in de kantooromgeving. Misschien wilt u archieven alfabetisch organiseren per project. In een klein kantoor waar bestanden op een centrale locatie worden bewaard, moeten archieven waarschijnlijk worden verbroken door onderwerp: projecten, financiële gegevens, gebruikershandleidingen, enzovoort. Maak in elke brede categorie kleinere mappen.
Wanneer u mappen maakt voor een georganiseerd archiveringssysteem, gebruikt u grote, gemakkelijk te lezen lettertypen op tabbladen die ruim boven de rest van de map vallen, zodat u snel een sectie kunt vinden. U kunt het ook nuttig vinden om kleurcode -tabbladen of bestanden te gebruiken, zodat u een duidelijke visuele uitsplitsing tussen categorieën kunt zien. Houd een voorraad mappen, tabbladen en apparatuur bij de hand, zodat u gemakkelijk meer bestanden kunt maken wanneer u: niet bezwijkt voor de verleiding van een "om te worden ingediend" dienblad.
Eenmaal jeHeb het skelet van uw georganiseerde archiefsysteem gebouwd, waarna u al het papier en gedrukt materiaal kunt integreren dat moet worden ingediend. Leeg al uw archiefkasten, in afwachting van lakken en andere stapels papier. Ga door al het materiaal, bepaal eerst wat moet worden bewaard en wat moet worden weggegooid. Niet elk stuk papier hoeft te worden opgeslagen: houd het relevante of nuttige materiaal en kom van de rest af. Uw archiefsysteem mag niet elk stuk papier bevatten dat ooit in de geschiedenis van het bedrijf wordt gebruikt. Terwijl u zuivert, sorteert u materiaal in actieve of archiveringscategorieën en dient u deze in het juiste gebied in.
Als u eenmaal een georganiseerd archiefsysteem hebt gemaakt, zult u waarschijnlijk merken dat uw leven veel gemakkelijker is. Handhaaf het systeem met frequente zuiveringen van oud materiaal en blijf op de hoogte van uw archivering om te voorkomen dat materiaal zich ophoopt.