Hur kan jag skapa ett organiserat arkiveringssystem?
Att skapa ett organiserat arkiveringssystem kommer att hålla ett kontor att gå smidigare, oavsett om du arbetar hemifrån eller i en stor delad arbetsyta. Ett logiskt organiserat arkiveringssystem är avgörande när flera individer använder samma filer, eftersom det gör att alla snabbt och enkelt kan komma åt den information de behöver. Om du organiserar ditt arkiveringssystem planerar du att avsätta åtminstone en dag för att göra det, så att du inte kommer att tappa reda på vad du gör i mitten av processen.
För att börja göra ett organiserat arkiveringssystem, dela ditt arbete i två kategorier: aktivt och arkiv. Aktivt material skulle inkludera väntande åtgärder, pågående projekt eller läsmaterial som måste vara lättillgängligt. Arkivmaterial innehåller data som inte behöver vara lättillgängliga. Planera att avsätta utrymme bredvid skrivbordet för dina aktiva artiklar och ett annat arkiveringsområde för arkivarbete. Planera också ett kasseringsschema för arkiv. Förtryckar juridiska begränsningar innan du kasserar arkiverat material: Vissa företag måste hålla ekonomiska register till hands under en viss tid, till exempel.
Tänk på vilken typ av aktiva material du har pågått när du skapar ett organiserat arkiveringssystem. Om du till exempel är en revisor kan du ha öppna fakturor, konton som ska betalas, förfaller konton och vinst- och förlustrapporter för kvartalet du arbetar i. Om du är en designer kan du ha flera pågående projekt för olika kunder, prover som är pågående, bud om att du väntar på ett svar på och så vidare. Konstruera en uppsättning lösa kategorier för ditt organiserade arkiveringssystem och planera att göra underkategorier inom de allmänna kategorierna. På detta sätt vet du att du kan hitta alla väntande fakturor, till exempel på en central plats. Inom den platsen kan fakturorna organiseras alfabetiskt av leverantören, efter belopp,eller på något annat sätt som är vettigt för dig.
Ställ sedan in dina arkivmappar. När du skapar ett organiserat arkiveringssystem planerar du att använda en metod som är logisk för dig och andra i kontorsmiljön. Kanske vill du organisera arkiv alfabetiskt efter projekt. På ett litet kontor där filer hålls på en central plats bör arkiv troligen brytas upp efter ämne: projekt, finansiella poster, användarmanualer och så vidare. Gör mindre mappar inom varje bred kategori.
När du gör mappar för ett organiserat arkiveringssystem, använd stora, lättläste teckensnitt på flikar som sticker ut långt över resten av mappen, så att du snabbt kan hitta ett avsnitt. Du kanske också tycker att det är bra att använda färgkodade flikar eller filer, så att du kan se en tydlig visuell uppdelning mellan kategorier. Förvara ett lager av mappar, flikar och utrustning till hands så att du enkelt kan göra fler filer när du behöver:
En gång duHar byggt skelettet i ditt organiserade arkiveringssystem, då kan du integrera allt papper och tryckt material som måste arkiveras. Töm ut alla dina arkivskåp, väntande brickor och andra pappersbuntar. Gå igenom allt material, först bestämma vad som måste hållas och vad som måste kastas bort. Inte varje papper behöver sparas: Håll det relevanta eller användbara materialet och bli av med resten. Ditt arkiveringssystem bör inte innehålla varje enskilt papper som någonsin har använts i verksamhetens historia. När du rensar, sortera material i aktiva eller arkivkategorier och arkivera det i lämpligt område.
När du har skapat ett organiserat arkiveringssystem kommer du förmodligen att upptäcka att ditt liv är mycket enklare. Håll systemet med ofta rensningar av gammalt material och håll dig uppdaterad för att förhindra att material ackumuleras.