Jak mogę utworzyć zorganizowany system dokumentów?
Tworzenie zorganizowanego systemu zgłoszenia utrzyma biuro płynniejsze, niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy w dużym wspólnym obszarze roboczym. Logiczny zorganizowany system składania ma kluczowe znaczenie, gdy wiele osób korzysta z tych samych plików, ponieważ pozwoli wszystkim szybko i łatwo uzyskać dostęp do potrzebnych informacji. Jeśli organizujesz system zgłoszenia, planuj odłożyć na bok co najmniej jeden dzień, aby nie stracić śledzenia tego, co robisz w trakcie procesu.
Aby rozpocząć tworzenie zorganizowanego systemu zgłoszenia, podziel swoją pracę na dwie kategorie: aktywny i archiwalny. Aktywny materiał obejmowałby oczekiwane elementy działania, trwające projekty lub materiały do czytania, które muszą być łatwo dostępne. Materiał archiwalny zawiera dane, które nie muszą być łatwo dostępne. Zaplanuj odłożenie miejsca obok biurka, aby uzyskać aktywne przedmioty i kolejny obszar zgłoszenia do pracy archiwalnej. Zaplanuj również harmonogram odrzucenia archiwów. Konsekwentr Ograniczenia prawne przed odrzuceniem zarchiwizowanych materiałów: Niektóre firmy muszą podawać dokumentację finansową przez określony czas, na przykład.
Rozważ rodzaj aktywnych materiałów, które masz, podczas tworzenia zorganizowanego systemu zgłoszenia. Jeśli na przykład jesteś księgowym, możesz mieć otwarte faktury, płatne rachunki, należne rachunki oraz zysków i strat za kwartał, w którym pracujesz. Jeśli jesteś projektantem, możesz mieć kilka bieżących projektów dla różnych klientów, w toku, w toku, oferty, na które czekasz na odpowiedź i tak dalej. Skonstruuj zestaw luźnych kategorii dla zorganizowanego systemu zgłoszenia i planuj tworzenie podkategorii w ramach ogólnych kategorii. W ten sposób wiesz, że możesz znaleźć wszystkie oczekujące faktury, na przykład w jednym centralnym miejscu. W tej lokalizacji faktury mogą być zorganizowane alfabetycznie przez dostawcę, w kolejności kwoty,lub w inny sposób, który ma dla ciebie sens.
Następnie skonfiguruj foldery archiwalne. Podczas tworzenia zorganizowanego systemu zgłoszenia planuj użyć metody logicznej dla ciebie i innych w środowisku biurowym. Być może chcesz zorganizować archiwa alfabetycznie według projektu. W małym biurze, w którym pliki są przechowywane w centralnej lokalizacji, archiwa powinny być prawdopodobnie rozbite przez temat: projekty, dokumentację finansową, instrukcje obsługi i tak dalej. W każdej szerokiej kategorii zrób mniejsze foldery.
Kiedy tworzysz foldery dla zorganizowanego systemu zgłoszenia, użyj dużych, łatwych do odczytu czcionek na zakładkach, które wyróżniają się znacznie powyżej reszty folderu, aby szybko znaleźć sekcję. Może być również pomocne użycie kart kodowanych w kolorze lub plików, abyś mógł zobaczyć wyraźny rozkład wizualny między kategoriami. Trzymaj pod ręką zapasy folderów, zakładek i sprzętu, aby można było łatwo zrobić więcej plików, gdy trzeba: Nie ulegaj pokusy tacki „do złożenia”.
kiedyśZbudowałem szkielet zorganizowanego systemu dokumentów, a następnie możesz zintegrować cały papier i wydrukowany materiał, który należy złożyć. Opróżnij wszystkie szafki na dokumenty, oczekujące tace i inne stosy papieru. Przejdź przez cały materiał, najpierw określając, co należy zachować i co należy wyrzucić. Nie każdy kawałek papieru musi zostać zapisany: zachowaj odpowiedni lub przydatny materiał i pozbyć się reszty. Twój system zgłaszania nie powinien zawierać każdego kawałka papieru kiedykolwiek używanego w historii biznesu. Podczas oczyszczenia, sformułowanie materiału na kategorie aktywne lub archiwalne i składaj go w odpowiednim obszarze.
Po utworzeniu zorganizowanego systemu zgłoszenia prawdopodobnie przekonasz się, że twoje życie jest znacznie łatwiejsze. Utrzymuj system z częstymi czystkami starego materiału i pozostań na szczycie zgłoszenia, aby zapobiec gromadzeniu się materiału.