¿Cómo elijo el mejor equipo de videoconferencia?
Elegir el equipo de videoconferencia adecuado para su negocio es una tarea que requiere una atención estricta a los detalles. Dado que los componentes de este tipo de sistema pueden ser costosos, se debe tener cuidado al considerar factores clave como la calidad de resolución de los monitores y pantallas de conferencia, la claridad del sonido de los teléfonos de video conferencia conectados al sistema, la gama de características proporcionadas para uso de los asistentes y moderadores, y la dificultad para operar el sistema. Al comparar varios sistemas diferentes con cuidado, es posible comprar el equipo adecuado y disfrutar de una calidad constante en el uso de videoconferencias durante varios años.
Antes de intentar evaluar cualquier equipo de videoconferencia, es importante determinar qué desea en el sistema. Muchas compañías hacen uso de sistemas internos que esencialmente utilizan algún hardware central ubicado en una sede corporativa que ayuda a admitir el uso de otros componentes en cada una de las ubicaciones de la red. Otros eligen ir con sistemas autónomos localizados en cada ubicación, capaces de trabajar independientemente uno del otro. Si la idea es establecer una red que permita que cada ubicación administre sus propias conferencias, entonces tener esto en cuenta afectará el tipo de equipo que se compra.
Junto con la flexibilidad en el uso, los factores relacionados con la ejecución real de la videoconferencia también serán importantes. Por ejemplo, algunos equipos de videoconferencia permitirán al moderador dividir la pantalla para ver cada una de las ubicaciones asistentes en una sola conferencia al mismo tiempo, en lugar de tener que moverse manualmente de una a la siguiente, o configurar el sistema para mostrar ubicación que actualmente está hablando o activa de alguna otra manera. Los sistemas más avanzados también permitirán que el moderador inicie conexiones con los asistentes, incorporando esas ubicaciones a la reunión o desconectando ubicaciones de una reunión una vez que ya no sean necesarias. Características como silenciar o permitir que el moderador separe una o dos ubicaciones para una conferencia privada independiente de la reunión principal también es otra característica que vale la pena considerar.
Una vez que se toman decisiones sobre el tipo de características de hardware y software que se consideran necesarias, la tarea de localizar el mejor equipo de videoconferencia se centrará en encontrar sistemas que encajen bien. Esto a menudo implicará trabajar con representantes de ventas para identificar sistemas y configuraciones específicos, así como asistir a demostraciones de esos sistemas. A diferencia de la compra de otros tipos de sistemas de comunicación empresarial, es imprescindible ver el equipo de videoconferencia en uso para tomar una decisión informada.
Después de identificar un par de paquetes de equipos de videoconferencia que parecen satisfacer sus necesidades, tómese el tiempo para comparar esos sistemas en términos de calidad, facilidad de uso, calidad de sonido e imagen y costo general, incluida la instalación y el mantenimiento. Tomarse el tiempo para observar de cerca cada uno de estos aspectos hará que sea más fácil determinar qué sistema proporcionará el más alto nivel de servicio al mejor precio, haciendo que la compra sea más rentable. Mire siempre atentamente los términos del acuerdo de servicio y la garantía, y bloquee los mejores términos posibles. Esto ayudará a minimizar el gasto de poseer y operar el equipo de videoconferencia, haciendo que sea más fácil mantenerse dentro del presupuesto.