¿Cómo elijo el mejor equipo de videoconferencia?
Elegir el equipo de videoconferencia correcto para su negocio es una tarea que requiere una atención estricta al detalle. Dado que los componentes de este tipo de sistema pueden ser costosos, se debe tener cuidado de considerar factores clave como la calidad de resolución de los monitores y pantallas de la conferencia, la claridad sólida de los teléfonos de videoconferencia conectados con el sistema, el rango de características proporcionadas por los asistentes y moderadores, y la dificultad para operar el sistema. Al comparar varios sistemas diferentes cuidadosamente, es posible comprar el equipo correcto y disfrutar de una calidad constante en el uso de la videoconferencia durante varios años.
Antes de intentar evaluar cualquier equipo de videoconferencia, es importante determinar lo que desea en el sistema. Muchas compañías utilizan sistemas internos que esencialmente utilizan algún hardware central colocado en una sede corporativa que ayuda a apoyar el uso de otros componentes en cada una de las ubicaciones enla red. Otros eligen ir con sistemas autónomos vistos en cada ubicación, capaces de trabajar independientemente unos de otros. Si la idea es configurar una red que permita que cada ubicación administre sus propias conferencias, entonces tomar esto en consideración afectará el tipo de equipo que se compra.
Junto con la flexibilidad en el uso, los factores relacionados con la ejecución real de la videoconferencia también serán importantes. Por ejemplo, algunos equipos de videoconferencia permitirán al moderador dividir la pantalla para ver cada una de las ubicaciones que asisten en una sola conferencia al mismo tiempo, en lugar de tener que moverse manualmente de uno a otro, o establecer el sistema para mostrar la ubicación que actualmente está hablando o activo de alguna otra manera. Los sistemas más avanzados también permitirán al moderador iniciar conexiones con los asistentes, llevando esas ubicaciones a la reunión,o para desconectar los lugares de una reunión una vez que ya no sean necesarios. Características como silenciar o permitir que el moderador retire una o dos ubicaciones a un lado para una conferencia privada independientemente de la reunión principal también es otra característica que valga la pena considerar.
Una vez que se toman decisiones sobre el tipo de características de hardware y software que se consideran necesarias, la tarea de localizar el mejor equipo de videoconferencia se centrará en encontrar sistemas que se ajustarán bien. Esto a menudo implicará trabajar con representantes de ventas para identificar sistemas y configuraciones específicos, así como para asistir a demostraciones de esos sistemas. A diferencia de la compra de otros tipos de sistemas de comunicación empresarial, en realidad ver el equipo de videoconferencia en uso es imprescindible para tomar una decisión informada.
Después de identificar un par de paquetes de equipos de videoconferencia que parecen satisfacer sus necesidades, tómese el tiempo para comparar esos sistemas en términos de quaLITY, facilidad de uso, calidad de sonido e imagen, y costo total, incluida la instalación y el mantenimiento. Tomarse el tiempo para mirar de cerca cada uno de estos aspectos hará que sea más fácil determinar qué sistema proporcionará el más alto nivel de servicio al mejor precio, lo que hace que la compra sea más rentable. Siempre mire de cerca los términos del acuerdo de servicio y la garantía, y bloquee los mejores términos posibles. Esto ayudará a minimizar el gasto de poseer y operar el equipo de videoconferencia, lo que facilita permanecer dentro del presupuesto.