Hoe kies ik de beste videoconferentieapparatuur?

Het kiezen van de juiste videoconferentieapparatuur voor uw bedrijf is een taak die strikte aandacht voor detail vereist. Aangezien de componenten van dit type systeem duur kunnen zijn, moet u rekening houden met belangrijke factoren zoals de resolutiekwaliteit van de conferentiemonitors en -schermen, de geluidshelderheid van de videoconferentietelefoons die op het systeem zijn aangesloten, het scala aan functies voor gebruik door deelnemers en moderators en de moeilijkheid om het systeem te bedienen. Door verschillende systemen zorgvuldig te vergelijken, is het mogelijk om de juiste apparatuur aan te schaffen en gedurende een aantal jaren van constante kwaliteit bij het gebruik van videoconferenties te genieten.

Voordat u probeert om videoconferentieapparatuur te evalueren, is het belangrijk om te bepalen wat u in het systeem wilt. Veel bedrijven maken gebruik van interne systemen die in wezen gebruik maken van centrale hardware die op een hoofdkantoor is geplaatst en die helpt het gebruik van andere componenten op elk van de locaties in het netwerk te ondersteunen. Anderen kiezen ervoor om te gaan met op zichzelf staande systemen die op elke locatie worden gespot en in staat zijn onafhankelijk van elkaar te werken. Als het de bedoeling is om een ​​netwerk op te zetten waarmee elke locatie zijn eigen conferenties kan beheren, heeft dit in overweging het type apparatuur dat wordt gekocht.

Naast flexibiliteit in het gebruik, zullen factoren met betrekking tot de daadwerkelijke uitvoering van de videoconferentie ook belangrijk zijn. Met sommige videoconferentieapparatuur kan de moderator bijvoorbeeld het display splitsen om elk van de aanwezige locaties in een enkele conferentie tegelijkertijd te bekijken, in plaats van handmatig van de ene naar de andere te moeten gaan, of het systeem instellen om de locatie die momenteel in gesprek is of op een andere manier actief is. Met meer geavanceerde systemen kan de moderator ook verbindingen met deelnemers tot stand brengen, die locaties naar de vergadering brengen of locaties van een vergadering loskoppelen zodra ze niet langer nodig zijn. Functies zoals dempen of de moderator toestaan ​​om een ​​of twee locaties opzij te schuiven voor een privéconferentie onafhankelijk van de hoofdvergadering is ook een andere functie die het overwegen waard is.

Zodra beslissingen zijn genomen over het type hardware- en softwarefuncties die als noodzakelijk worden beschouwd, zal de taak van het vinden van de beste videoconferentieapparatuur zich richten op het vinden van systemen die goed passen. Dit houdt vaak in dat wordt samengewerkt met verkoopmedewerkers om specifieke systemen en configuraties te identificeren, evenals het bijwonen van demonstraties van die systemen. In tegenstelling tot de aanschaf van andere soorten bedrijfscommunicatiesystemen, is het eigenlijk noodzakelijk om de gebruikte apparatuur voor videoconferenties te zien om een ​​weloverwogen beslissing te kunnen nemen.

Na het identificeren van een aantal videoconferentieapparatuurpakketten die aan uw behoeften lijken te voldoen, neemt u de tijd om deze systemen te vergelijken op het gebied van kwaliteit, gebruiksgemak, geluids- en beeldkwaliteit en totale kosten, inclusief installatie en onderhoud. Als u de tijd neemt om elk van deze aspecten goed te bekijken, kunt u gemakkelijker bepalen welk systeem het hoogste serviceniveau biedt voor de beste prijs, waardoor de aankoop kosteneffectiever wordt. Kijk altijd goed naar de voorwaarden van de serviceovereenkomst en garantie en sluit de best mogelijke voorwaarden in. Dit zal helpen de kosten van het bezitten en exploiteren van de videoconferentieapparatuur te minimaliseren, waardoor het gemakkelijker wordt om binnen het budget te blijven.