Hur väljer jag den bästa videokonferensutrustningen?

Att välja rätt videokonferensutrustning för ditt företag är en uppgift som kräver noggrann uppmärksamhet på detaljer. Eftersom komponenterna i denna typ av system kan vara dyra, bör man ta hänsyn till viktiga faktorer såsom upplösningskvaliteten för konferensmonitorerna och skärmarna, ljudklarheten för de videokonferensstelefoner som är anslutna till systemet, utbudet av funktioner som tillhandahålls för användning av deltagare och moderatorer, och svårigheten att använda systemet. Genom att noggrant jämföra flera system är det möjligt att köpa rätt utrustning och njuta av jämn kvalitet i videokonferensanvändning under ett antal år.

Innan du försöker utvärdera någon videokonferensutrustning är det viktigt att avgöra vad du vill ha i systemet. Många företag använder sig av interna system som i huvudsak använder sig av någon central hårdvara placerad i ett företags huvudkontor som hjälper till att stödja användningen av andra komponenter på var och en av platserna i nätverket. Andra väljer att gå med fristående system upptäckta på varje plats, som kan arbeta oberoende av varandra. Om idén är att skapa ett nätverk som gör det möjligt för varje plats att hantera sina egna konferenser kommer det att påverka typen av utrustning som köps att ta hänsyn till detta.

Tillsammans med flexibiliteten i användningen kommer faktorer som är relaterade till själva genomförandet av videokonferensen också att vara viktiga. Exempelvis tillåter vissa videokonferensutrustningar moderatoren att dela upp skärmen för att visa var och en av de deltagande platserna i en enda konferens samtidigt, snarare än att behöva manuellt flytta från en till nästa eller ställa in systemet att visa plats som för närvarande pratar eller är aktiv på något annat sätt. Mer avancerade system gör det också möjligt för moderatoren att initiera anslutningar med deltagare, föra dessa platser till mötet eller koppla bort platser från ett möte när de inte längre behövs. Funktioner som att stänga av eller låta moderatoren dra en eller två platser åt sidan för en privat konferens oberoende av huvudmötet är också en annan funktion som kan vara värt att överväga.

När väl beslut fattats om vilken typ av hårdvara och mjukvarufunktioner som anses nödvändiga, kommer uppgiften att hitta den bästa videokonferensutrustningen att fokusera på att hitta system som passar bra. Detta kommer ofta att involvera samarbete med säljrepresentanter för att identifiera specifika system och konfigurationer, samt att delta i demonstrationer av dessa system. Till skillnad från köp av andra typer av företagskommunikationssystem är det faktiskt att se videokonferensutrustning i bruk absolut nödvändigt för att fatta ett informerat beslut.

Efter att ha identifierat ett par videokonferensutrustningspaket som verkar uppfylla dina behov, ta dig tid att jämföra dessa system när det gäller kvalitet, användarvänlighet, ljud- och bildkvalitet och totala kostnader, inklusive installation och underhåll. Om du tar dig tid att titta noga på var och en av dessa aspekter kommer det att bli lättare att avgöra vilket system som ger den högsta servicenivån till bästa pris, vilket gör köpet mer kostnadseffektivt. Titta alltid noga på villkoren i serviceavtalet och garantin och lås in de bästa villkoren. Detta hjälper till att minimera utgifterna för att äga och använda videokonferensutrustningen, vilket gör det lättare att hålla sig inom budgeten.