Hur väljer jag den bästa videokonferensutrustningen?

Att välja rätt videokonferensutrustning för ditt företag är en uppgift som kräver strikt uppmärksamhet på detaljer. Eftersom komponenterna i denna typ av system kan vara dyra, bör man se till att överväga nyckelfaktorer som upplösningskvaliteten för konferensmonitorerna och skärmarna, ljudet tydlighet i videokonferenstelefonerna i samband med systemet, utbudet av funktioner som tillhandahålls av deltagare och moderatorer och svårigheterna med att använda systemet. Genom att jämföra flera olika system noggrant är det möjligt att köpa rätt utrustning och njuta av konsekvent kvalitet i videokonferensanvändningen under ett antal år.

Innan du försöker utvärdera någon videokonferensutrustning är det viktigt att bestämma vad du vill ha i systemet. Många företag använder interna system som i huvudsak använder sig av någon central hårdvara placerad vid ett företags huvudkontor som hjälper till att stödja användning av andra komponenter på var och en av platserna pånätverket. Andra väljer att gå med fristående system som upptäcks på varje plats, som kan arbeta oberoende av varandra. Om idén är att skapa ett nätverk som gör det möjligt för varje plats att hantera sina egna konferenser, kommer det att ta hänsyn till den typ av utrustning som köps.

Tillsammans med flexibilitet i användning kommer faktorer relaterade till det faktiska genomförandet av videokonferensen också att vara viktigt. Till exempel kommer vissa videokonferensutrustning att göra det möjligt för moderator att dela upp skärmen för att se var och en av de deltagande platserna på en enda konferens samtidigt, snarare än att behöva manuellt flytta från en till nästa, eller ställa in systemet för att visa platsen som för närvarande pratar eller aktivt på något annat sätt. Mer avancerade system kommer också att göra det möjligt för moderator att initiera anslutningar med deltagare, vilket tar med sig dessa platser till mötet,eller för att koppla bort platser från ett möte när de inte längre behövs. Funktioner som muting eller tillåter moderatoren att dra en eller två platser åt sidan för en privat konferens oberoende av huvudmötet är också en annan funktion som kan vara värt att överväga.

När beslut fattas om vilken typ av hårdvaru- och mjukvarufunktioner som anses nödvändiga kommer uppgiften att hitta den bästa videokonferensutrustningen att fokusera på att hitta system som kommer att passa bra. Detta kommer ofta att involvera att arbeta med säljrepresentanter för att identifiera specifika system och konfigurationer, samt att delta i demonstrationer av dessa system. Till skillnad från köpet av andra typer av affärskommunikationssystem är det faktiskt nödvändigt att se videokonferensutrustningen som används för att fatta ett informerat beslut.

Efter att ha identifierat ett par videokonferensutrustningspaket som verkar tillgodose dina behov, ta dig tid att jämföra dessa system när det gäller QUALITY, användarvänlighet, ljud- och bildkvalitet och totala kostnader, inklusive installation och underhåll. Att ta sig tid att titta noggrant på var och en av dessa aspekter kommer att göra det lättare att avgöra vilket system som ger den högsta servicenivån för bästa pris, vilket gör köpet mer kostnadseffektivt. Titta alltid noggrant på villkoren i serviceavtalet och garantin och låsa in bästa möjliga villkor. Detta hjälper till att minimera kostnaden för att äga och använda videokonferensutrustningen, vilket gör det lättare att hålla sig inom budgeten.