Comment choisir le meilleur équipement de vidéoconférence?

Choisir le bon équipement de vidéoconférence pour votre entreprise est une tâche qui nécessite une attention particulière aux détails. Les composants de ce type de système pouvant être coûteux, il convient de prendre en compte des facteurs clés tels que la qualité de la résolution des moniteurs et des écrans de conférence, la clarté du son des téléphones de vidéoconférence connectés au système, la gamme de fonctionnalités fournies. pour les participants et les modérateurs, et la difficulté à utiliser le système. En comparant soigneusement plusieurs systèmes différents, il est possible d'acheter le bon équipement et de bénéficier d'une qualité constante d'utilisation de la vidéoconférence pendant plusieurs années.

Avant d’essayer d’évaluer un équipement de visioconférence, il est important de déterminer ce que vous voulez dans le système. De nombreuses entreprises utilisent des systèmes internes qui utilisent essentiellement du matériel central installé au siège de l'entreprise, ce qui permet de prendre en charge l'utilisation d'autres composants sur chacun des emplacements du réseau. D'autres choisissent d'aller avec des systèmes autonomes repérés à chaque emplacement, capables de fonctionner indépendamment les uns des autres. Si l’idée est de mettre en place un réseau qui permette à chaque site de gérer ses propres conférences, cela aura un impact sur le type d’équipement acheté.

Outre la flexibilité d'utilisation, les facteurs liés à l'exécution réelle de la vidéoconférence seront également importants. Par exemple, certains équipements de vidéoconférence permettront au modérateur de diviser l’affichage pour afficher chacun des sites participants d’une même conférence simultanément, au lieu de devoir passer manuellement d’un site à l’autre ou de configurer le système pour afficher les informations correspondantes. lieu qui parle ou est actif d’une autre manière. Des systèmes plus avancés permettront également au modérateur d’établir des connexions avec les participants, en intégrant ces lieux dans la réunion, ou de déconnecter des sites d’une réunion dès qu’ils ne sont plus nécessaires. Des fonctionnalités telles que la mise en sourdine ou permettre au modérateur de prendre un ou deux emplacements de côté pour une conférence privée indépendante de la réunion principale constituent également une autre caractéristique qui mérite d’être prise en compte.

Une fois que les décisions concernant le type de matériel et de logiciels considérés sont nécessaires, la tâche de localiser le meilleur équipement de visioconférence visera à trouver les systèmes qui conviendront le mieux. Cela implique souvent de travailler avec les représentants commerciaux pour identifier des systèmes et des configurations spécifiques, ainsi que d'assister à des démonstrations de ces systèmes. Contrairement à l'achat d'autres types de systèmes de communication d'entreprise, il est impératif de voir l'équipement de vidéoconférence utilisé afin de prendre une décision éclairée.

Après avoir identifié quelques ensembles d’équipement de visioconférence qui semblent répondre à vos besoins, prenez le temps de comparer ces systèmes en termes de qualité, de facilité d’utilisation, de qualité de son et d’image, ainsi que de coût total, installation et maintenance comprises. Prendre le temps de regarder de près chacun de ces aspects facilitera la détermination du système qui fournira le plus haut niveau de service au meilleur prix, rendant l’achat plus rentable. Regardez toujours attentivement les termes du contrat de service et de la garantie, et verrouillez-vous dans les meilleures conditions possibles. Cela contribuera à minimiser les dépenses liées à la possession et à l'utilisation du matériel de vidéoconférence, ce qui facilitera le respect du budget.