Wie wähle ich die beste Videokonferenzausrüstung aus?
Die Auswahl der richtigen Videokonferenzausrüstung für Ihr Unternehmen erfordert viel Liebe zum Detail. Da die Komponenten dieses Systemtyps teuer sein können, sollten wichtige Faktoren wie die Auflösungsqualität der Konferenzmonitore und -bildschirme, die Klangqualität der an das System angeschlossenen Videokonferenztelefone und der Funktionsumfang berücksichtigt werden für die Verwendung durch Teilnehmer und Moderatoren und die Schwierigkeit bei der Bedienung des Systems. Durch den sorgfältigen Vergleich mehrerer verschiedener Systeme ist es möglich, die richtige Ausrüstung zu erwerben und über mehrere Jahre hinweg eine gleichbleibende Qualität bei der Videokonferenznutzung zu erzielen.
Bevor Sie versuchen, eine Videokonferenzausrüstung zu evaluieren, ist es wichtig, zu bestimmen, was im System gewünscht wird. Viele Unternehmen verwenden interne Systeme, die im Wesentlichen eine zentrale Hardware in der Unternehmenszentrale verwenden, um die Verwendung anderer Komponenten an den einzelnen Standorten im Netzwerk zu unterstützen. Andere entscheiden sich für eigenständige Systeme, die an jedem Standort erkannt werden und unabhängig voneinander arbeiten können. Wenn ein Netzwerk eingerichtet werden soll, über das jeder Standort seine eigenen Konferenzen verwalten kann, wirkt sich dies auf die Art der gekauften Geräte aus.
Neben der Flexibilität bei der Nutzung sind auch Faktoren wichtig, die sich auf die tatsächliche Durchführung der Videokonferenz beziehen. Bei einigen Videokonferenzgeräten kann der Moderator beispielsweise die Anzeige aufteilen, um jeden der Teilnehmerstandorte in einer einzelnen Konferenz gleichzeitig anzuzeigen, anstatt manuell von einer zur nächsten wechseln zu müssen, oder das System so einstellen, dass die angezeigt wird Ort, der gerade spricht oder auf andere Weise aktiv ist. Weiterentwickelte Systeme ermöglichen es dem Moderator auch, Verbindungen mit Teilnehmern herzustellen, diese Standorte in die Besprechung einzubeziehen oder Standorte von einer Besprechung zu trennen, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Funktionen wie die Stummschaltung oder die Möglichkeit für den Moderator, einen oder zwei Standorte für eine private Konferenz unabhängig von der Hauptbesprechung beiseite zu legen, sind ebenfalls eine erwägenswerte Funktion.
Sobald Entscheidungen über die Art der Hardware- und Softwarefunktionen getroffen wurden, die als notwendig erachtet werden, konzentriert sich die Suche nach der besten Videokonferenzausrüstung darauf, Systeme zu finden, die gut zu Ihnen passen. Dies beinhaltet häufig die Zusammenarbeit mit Vertriebsmitarbeitern, um bestimmte Systeme und Konfigurationen zu identifizieren, sowie die Teilnahme an Demonstrationen dieser Systeme. Im Gegensatz zum Kauf anderer Arten von Geschäftskommunikationssystemen ist es für eine fundierte Entscheidung unerlässlich, die tatsächlich verwendeten Videokonferenzgeräte zu sehen.
Nachdem Sie einige Videokonferenzgeräte-Pakete ermittelt haben, die Ihren Anforderungen zu entsprechen scheinen, nehmen Sie sich Zeit, um diese Systeme in Bezug auf Qualität, Benutzerfreundlichkeit, Ton- und Bildqualität und Gesamtkosten, einschließlich Installation und Wartung, zu vergleichen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, sich jeden dieser Aspekte genauer anzusehen, können Sie leichter feststellen, welches System das höchste Serviceniveau zum besten Preis bietet, wodurch der Kauf kostengünstiger wird. Schauen Sie sich die Bedingungen des Servicevertrags und der Garantie genau an und halten Sie sich an die bestmöglichen Bedingungen. Dies wird dazu beitragen, die Kosten für den Besitz und Betrieb der Videokonferenzausrüstung zu minimieren und die Einhaltung des Budgets zu vereinfachen.