Jak wybrać najlepszy sprzęt do wideokonferencji?
Wybór odpowiedniego sprzętu do wideokonferencji dla Twojej firmy to zadanie wymagające szczególnej uwagi. Ponieważ elementy tego typu systemu mogą być kosztowne, należy wziąć pod uwagę kluczowe czynniki, takie jak jakość rozdzielczości monitorów konferencyjnych i ekranów, klarowność dźwięku wideokonferencji połączonych z systemem, zakres udostępnianych funkcji do użytku przez uczestników i moderatorów oraz trudności w obsłudze systemu. Dzięki dokładnemu porównaniu kilku różnych systemów można kupić odpowiedni sprzęt i cieszyć się niezmienną jakością użytkowania wideokonferencji przez wiele lat.
Przed przystąpieniem do oceny sprzętu do wideokonferencji ważne jest, aby określić, co chcesz w systemie. Wiele firm korzysta z wewnętrznych systemów, które zasadniczo wykorzystują część centralnego sprzętu umieszczonego w centrali firmy, co pomaga w obsłudze innych komponentów w każdej z lokalizacji w sieci. Inni wybierają niezależne systemy wykrywane w każdej lokalizacji, zdolne do niezależnej pracy. Jeśli chodzi o stworzenie sieci, która pozwoli każdej lokalizacji zarządzać własnymi konferencjami, wówczas wzięcie tego pod uwagę wpłynie na rodzaj zakupionego sprzętu.
Oprócz elastyczności użytkowania ważne będą również czynniki związane z faktycznym wykonaniem wideokonferencji. Na przykład niektóre urządzenia do wideokonferencji umożliwią moderatorowi podzielenie wyświetlacza w celu wyświetlenia każdej z uczestniczących lokalizacji na jednej konferencji w tym samym czasie, zamiast konieczności ręcznego przechodzenia z jednego do drugiego lub ustawiania systemu tak, aby wyświetlał lokalizacja, która aktualnie mówi lub jest aktywna w inny sposób. Bardziej zaawansowane systemy umożliwią także moderatorowi inicjowanie połączeń z uczestnikami, wprowadzanie tych lokalizacji na spotkanie lub odłączanie lokalizacji od spotkania, gdy nie będą już potrzebne. Funkcje takie jak wyciszenie lub umożliwienie moderatorowi odciągnięcia jednej lub dwóch lokalizacji na prywatną konferencję niezależnie od spotkania głównego to także kolejna funkcja, którą warto rozważyć.
Po podjęciu decyzji o rodzaju sprzętu i funkcji oprogramowania, które zostaną uznane za niezbędne, zadanie znalezienia najlepszego sprzętu do wideokonferencji skupi się na znalezieniu systemów, które będą dobrze dopasowane. Będzie to często wymagało współpracy z przedstawicielami handlowymi w celu identyfikacji określonych systemów i konfiguracji, a także uczestniczenia w demonstracjach tych systemów. W przeciwieństwie do zakupu innych rodzajów systemów komunikacji biznesowej, faktyczne zobaczenie używanego sprzętu do wideokonferencji jest niezbędne do podjęcia świadomej decyzji.
Po zidentyfikowaniu kilku pakietów sprzętu do wideokonferencji, które wydają się odpowiadać Twoim potrzebom, poświęć czas na porównanie tych systemów pod względem jakości, łatwości użytkowania, jakości dźwięku i obrazu oraz całkowitego kosztu, w tym instalacji i konserwacji. Poświęcenie czasu na dokładne przyjrzenie się każdemu z tych aspektów ułatwi określenie, który system zapewni najwyższy poziom usług za najlepszą cenę, dzięki czemu zakup będzie bardziej opłacalny. Zawsze uważnie przyglądaj się warunkom umowy serwisowej i gwarancji oraz blokuj w możliwie najlepszych warunkach. Pomoże to zminimalizować koszty posiadania i obsługi sprzętu do wideokonferencji, co ułatwi utrzymanie budżetu.