Jak si mohu vybrat nejlepší videokonferenční zařízení?
Výběr správného videokonferenčního vybavení pro vaši firmu je úkol, který vyžaduje přísnou pozornost k detailům. Protože komponenty tohoto typu systému mohou být drahé, je třeba věnovat pozornost klíčovým faktorům, jako je kvalita rozlišení konferenčních monitorů a obrazovek, zvuková čistota videokonferenčních telefonů připojených k systému, rozsah poskytovaných funkcí pro použití účastníky a moderátory a problémy s provozováním systému. Pečlivým porovnáním několika různých systémů je možné zakoupit správné vybavení a užít si stálou kvalitu při používání videokonference po řadu let.
Před pokusem o vyhodnocení jakéhokoli videokonferenčního zařízení je důležité určit, co v systému chcete. Mnoho společností využívá interní systémy, které v zásadě využívají nějaký centrální hardware umístěný v centrále společnosti, což pomáhá podporovat používání dalších komponent v každém z umístění v síti. Jiní se rozhodnou jít se samostatnými systémy spatřenými na každém místě, schopnými pracovat nezávisle na sobě. Pokud je myšlenkou vytvoření sítě, která umožní každému umístění spravovat vlastní konference, pak zohlednění této skutečnosti ovlivní typ zakoupeného zařízení.
Spolu s flexibilitou při používání budou důležité i faktory související se skutečným provedením videokonference. Například některé videokonferenční zařízení umožní moderátorovi rozdělit displej tak, aby si mohl prohlížet každé z účastnických míst na jedné konferenci současně, namísto toho, aby se musel ručně pohybovat z jedné na druhou, nebo nastavit systém tak, aby zobrazoval místo, které právě mluví nebo je aktivním jiným způsobem. Pokročilější systémy také umožní moderátorovi navázat spojení s účastníky, přenést tato místa na schůzku nebo odpojit místa od schůzky, jakmile přestanou být potřebná. Funkce, jako je ztlumení nebo umožnění moderátorovi stáhnout jedno nebo dvě místa stranou pro soukromou konferenci nezávislou na hlavní schůzce, je také další funkcí, která by stála za to zvážit.
Jakmile budou učiněna rozhodnutí o typu hardwarových a softwarových funkcí, které jsou považovány za nezbytné, úkol nalezení nejlepšího videokonferenčního zařízení se zaměří na nalezení systémů, které budou dobře vyhovovat. To bude často zahrnovat spolupráci s obchodními zástupci při identifikaci konkrétních systémů a konfigurací, jakož i účast na demonstracích těchto systémů. Na rozdíl od nákupu jiných typů podnikových komunikačních systémů je pro informované rozhodnutí skutečně nezbytné vidět používaná zařízení pro videokonference.
Po identifikaci několika balíčků vybavení pro videokonference, které zřejmě vyhovují vašim potřebám, věnujte čas porovnání těchto systémů z hlediska kvality, snadnosti použití, kvality zvuku a obrazu a celkových nákladů, včetně instalace a údržby. Pokud si důkladně prohlédnete každý z těchto aspektů, usnadní se vám určení, který systém bude poskytovat nejvyšší úroveň služeb za nejlepší cenu, a nákup tak bude nákladově efektivnější. Vždy pečlivě sledujte podmínky servisní smlouvy a záruky a zajistěte co nejlepší podmínky. Pomůže to minimalizovat náklady na vlastnictví a provozování videokonferenčního zařízení, čímž se usnadní udržení rozpočtu.