Como escolho o melhor equipamento de videoconferência?
A escolha do equipamento de videoconferência certo para os seus negócios é uma tarefa que requer atenção estrita aos detalhes. Como os componentes desse tipo de sistema podem ser caros, deve-se considerar os principais fatores, como a qualidade da resolução dos monitores e telas da conferência, a clareza do som dos telefones de videoconferência conectados ao sistema, a variedade de recursos fornecidos para uso dos participantes e moderadores, e a dificuldade em operar o sistema. Ao comparar cuidadosamente vários sistemas diferentes, é possível adquirir o equipamento certo e desfrutar de uma qualidade consistente no uso de videoconferência por vários anos.
Antes de tentar avaliar qualquer equipamento de videoconferência, é importante determinar o que você deseja no sistema. Muitas empresas utilizam sistemas internos que utilizam essencialmente algum hardware central instalado em uma sede corporativa, o que ajuda a suportar o uso de outros componentes em cada um dos locais da rede. Outros optam por usar sistemas independentes localizados em cada local, capazes de trabalhar independentemente um do outro. Se a idéia é configurar uma rede que permita que cada local gerencie suas próprias conferências, levar isso em consideração afetará o tipo de equipamento adquirido.
Juntamente com a flexibilidade no uso, fatores relacionados à execução real da videoconferência também serão importantes. Por exemplo, alguns equipamentos de videoconferência permitem que o moderador divida a exibição para exibir cada um dos locais presentes em uma única conferência ao mesmo tempo, em vez de precisar mover manualmente de uma para a próxima ou configurar o sistema para exibir a local que está atualmente falando ou ativo de alguma outra maneira. Sistemas mais avançados também permitirão ao moderador iniciar conexões com os participantes, trazendo esses locais para a reunião ou desconectar locais de uma reunião quando não forem mais necessários. Recursos como silenciar ou permitir que o moderador puxe um ou dois locais de lado para uma conferência privada independente da reunião principal também são outro recurso que pode ser considerado.
Após a tomada de decisões sobre os tipos de recursos de hardware e software considerados necessários, a tarefa de localizar o melhor equipamento de videoconferência se concentrará em encontrar sistemas que sejam adequados. Isso geralmente envolve trabalhar com representantes de vendas para identificar sistemas e configurações específicas, além de participar de demonstrações desses sistemas. Ao contrário da compra de outros tipos de sistemas de comunicação de negócios, é realmente necessário ver o equipamento de videoconferência em uso para tomar uma decisão informada.
Depois de identificar alguns pacotes de equipamentos de videoconferência que parecem atender às suas necessidades, reserve um tempo para comparar esses sistemas em termos de qualidade, facilidade de uso, qualidade de som e imagem e custo geral, incluindo instalação e manutenção. Dedicar tempo para analisar atentamente cada um desses aspectos facilitará a determinação de qual sistema fornecerá o mais alto nível de serviço pelo melhor preço, tornando a compra mais econômica. Sempre observe atentamente os termos do contrato de serviço e garantia e prenda nos melhores termos possíveis. Isso ajudará a minimizar as despesas de propriedade e operação do equipamento de videoconferência, facilitando a manutenção do orçamento.