Hvordan vælger jeg det bedste videokonferenceudstyr?
Valg af det rigtige videokonferenceudstyr til din virksomhed er en opgave, der kræver nøje opmærksomhed på detaljer. Da komponenterne i denne type system kan være dyre, skal det tages højde for at overveje nøglefaktorer, såsom opløsningskvaliteten for konferenceskærme og skærme, lydklarheden for de videokonference-telefoner, der er forbundet med systemet, række af de leverede funktioner til brug af deltagere og moderatorer og vanskeligheden ved at betjene systemet. Ved at sammenligne flere forskellige systemer omhyggeligt er det muligt at købe det rigtige udstyr og nyde ensartet kvalitet i videokonferencebrug i en årrække.
Før du prøver på at evaluere videokonferenceudstyr, er det vigtigt at bestemme, hvad du vil have i systemet. Mange virksomheder bruger interne systemer, der i det væsentlige bruger nogle centrale hardware, der er placeret i en virksomheds hovedkvarter, hvilket hjælper med at understøtte brugen af andre komponenter på hvert af lokaliteterne på netværket. Andre vælger at gå med selvstændige systemer, der er opdaget på hvert sted, og som er i stand til at arbejde uafhængigt af hinanden. Hvis ideen er at etablere et netværk, der giver hvert sted mulighed for at styre deres egne konferencer, vil det, når man tager dette i betragtning, påvirke den type udstyr, der købes.
Sammen med fleksibiliteten i brugen vil faktorer, der er relateret til selve udførelsen af videokonferencen, også være vigtige. For eksempel vil noget videokonferenceudstyr give moderatoren mulighed for at opdele skærmen for at se hver af de deltagende placeringer på en enkelt konference på samme tid i stedet for at skulle manuelt flytte fra den ene til den næste eller indstille systemet til at vise placering, der i øjeblikket taler eller er aktiv på en anden måde. Mere avancerede systemer vil også give moderatoren mulighed for at indlede forbindelser med deltagere, bringe disse placeringer ind i mødet eller at afbryde placeringer fra et møde, når de ikke længere er nødvendige. Funktioner såsom at dæmpe eller lade moderatoren trække et eller to lokationer til side for en privat konference uafhængigt af hovedmødet er også en anden funktion, der kan være værd at overveje.
Når der træffes beslutninger om den type hardware- og softwarefunktioner, der anses for nødvendige, vil opgaven med at finde det bedste videokonferenceudstyr fokusere på at finde systemer, der passer godt. Dette vil ofte involvere samarbejde med salgsrepræsentanter for at identificere specifikke systemer og konfigurationer samt at deltage i demonstrationer af disse systemer. I modsætning til køb af andre typer forretningskommunikationssystemer, er det faktisk nødvendigt at se videokonferenceudstyret i brug for at tage en informeret beslutning.
Efter at have identificeret et par videokonferenceudstyrspakker, der ser ud til at imødekomme dine behov, skal du tage dig tid til at sammenligne disse systemer med hensyn til kvalitet, brugervenlighed, lyd- og billedkvalitet og samlede omkostninger, herunder installation og vedligeholdelse. At tage sig tid til at se nøje på hvert af disse aspekter vil gøre det lettere at bestemme, hvilket system der giver det højeste serviceniveau til den bedste pris, hvilket gør købet mere omkostningseffektivt. Se altid nøje på betingelserne i serviceaftalen og garantien, og lås de bedst mulige vilkår. Dette vil hjælpe med at minimere udgifterne til at eje og betjene videokonferenceudstyr, hvilket gør det lettere at holde sig inden for budgettet.